Bildung in Bestform, Datenschutz inklusive: ILS vertraut caralegal

Einleitung

Das Institut für Lernsysteme (ILS) ist Teil eines komplexen Bildungsnetzwerks: Unter dem Dach der Klett Gruppe verantwortet die Deutsche Weiterbildungsgesellschaft (DWG) alle Fernschul- und Fernhochschulaktivitäten der Klett Erwachsenen- und Weiterbildung (EUW). Als größter Anbieter für Fernunterricht in Deutschland betreut das ILS jährlich rund 80.000 Studierende und setzt auf innovative Bildungsangebote. Wo so viele Menschen lernen, muss der Datenschutz genauso professionell organisiert sein wie das Bildungsangebot selbst.

Den Datenschutz bei der DWG und bei ILS managt ein engagiertes Team: Dr. Henning Stumpp, kaufmännischer Leiter der DWG und zusätzlich verantwortlich für Compliance-Themen und Thorsten Boek, Teamleiter Datenschutz/KI, berichten in dieser Erfolgsgeschichte über ihren Weg mit caralegal.

Gemeinsam haben sie ein Ziel: Datenschutzprozesse so gestalten, dass sowohl für die DatenschutzexpertInnen als auch für die KollegInnen aus den Fachbereichen jederzeit klar ist, welche Daten wo verarbeitet werden – ohne dafür bei der Datenschutzdokumentation auf externe Expertise angewiesen zu sein.

Herausforderung

In der Vergangenheit nutzte die DWG mit ihren Fernhochschulen und Fernschulen, zu denen auch das ILS gehört, verschiedene Datenschutzmanagement-Systeme. Die Verantwortlichen empfanden diese Lösungen jedoch als zu kompliziert, wenig benutzerfreundlich und ineffizient. Hinzu kam, dass die Hoheit für das zuletzt benutzte System beim externen Datenschutzbeauftragten lag, sodass nur dieser einen Überblick über die gesamte Datenlage hatte. Verbunden war diese Konstruktion mit einem hohen Abstimmungsaufwand zwischen den Datenschutzkoordinatoren und dem Datenschutzbeauftragten, um die Informationen auf dem aktuellem Stand zu halten, was beidseitig wertvolle Ressourcen band und die Arbeitsprozesse insgesamt verlangsamte.

Intern fehlte - trotz der produktiven und erfolgreichen Zusammenarbeit mit dem externen Datenschutzbeauftragten - eine konsolidierte und organisationsweite Übersicht über das gesamte Datenschutz- und Risikomanagement. Dies machte es insbesondere für die kaufmännische Leitung unter der Führung von Dr. Henning Stumpp schwer, Compliance-Risiken zu bewerten und Maßnahmen zu steuern.
Thorsten Boek, Teamleiter Datenschutz/KI bei ILS, beschreibt die Ausgangslage so:

Lösung

Nach einer eingehenden Recherche entschied sich das Team für caralegal. Ausschlaggebend für diese Entscheidung war vor allem die Benutzerfreundlichkeit und die klare Struktur der Lösung. Datenschutzprozesse lassen sich nun intuitiv und strukturiert managen: von Verarbeitungstätigkeiten über Auftragsverarbeitungsverträge bis hin zu Löschkonzepten und Datenschutzfolgenabschätzungen: Alles läuft zentral in caralegal in effizienter Zusammenarbeit mit dem externen Datenschutzbeauftragten.

Gleichzeitig sorgt caralegal für eine hohe Transparenz und eine bessere Kostenkontrolle.

„Ich wollte eine Lösung, die Aufgaben im Datenschutz abbildet und uns in die Lage versetzt, selbst Einblick zu nehmen - ohne zur Klärung einfacher Fragen externe Hilfe zu beanspruchen.”

Auch die Skalierbarkeit spielte eine entscheidende Rolle bei der Auswahl: Anstatt Software und Verarbeitungstätigkeiten für jede einzelne Marke oder Gesellschaft neu einzupflegen, können Prozesse jetzt einmal in caralegal angelegt und anschließend gruppenweit zugeordnet werden. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch den administrativen Aufwand erheblich.

Ein weiterer wesentlicher Vorteil für das ILS-Datenschutzteam ist die integrierte Aufgaben- und Erinnerungsfunktion. Statt hinter fehlenden Informationen herzulaufen, erhält das Team heute automatisierte Benachrichtigungen, die sie strukturiert durch ihre Aufgaben führen und so den Arbeitsalltag spürbar erleichtern.

„Der Umstieg auf caralegal war dann nicht ganz ohne Herausforderungen“, erinnert sich Dr. Henning Stumpp. „Nachdem wir die Daten aus den vorherigen Systemen übernommen hatten, zeigte sich, wie unterschiedlich die bisherigen Strukturen waren.“

Um eine einheitliche Datenbasis zu schaffen, war zunächst Aufräumarbeit gefragt. Das Team investierte gemeinsam mit caralegal Zeit, um Standards für Kategorisierung und Benennung zu entwickeln. Der Aufwand hat sich jedoch gelohnt: Heute ist die Struktur im System klar, konsistent – und damit für alle Beteiligten leicht nutzbar.

Ausblick

Für ILS und seine Dachorganisation ist caralegal längst mehr als nur eine Datenschutzlösung. Neben dem klassischen Datenschutzmanagement und dem Risikomanagement bereitet sich das Team intensiv auf die kommenden regulatorischen Anforderungen im Bereich der Künstlichen Intelligenz vor.

Thorsten Boek beschreibt die KI-Governance bei ILS so:
„Wir müssen dokumentieren, welche KI-Systeme personenbezogene Daten verarbeiten, wo diese liegen und wie sie gesichert sind. Wir definieren, wie wir unsere Systeme absichern und betreiben, und haben damit schon einen großen Teil der Anforderungen abgedeckt. caralegal ist hier ein wichtiges Werkzeug, um auch AI-Act-Anforderungen strukturiert abzubilden.“

Für ILS ist klar: KI wird in Zukunft ein fester Bestandteil des Bildungsangebots von ILS sein. Daher ist es für den Bildungsanbieter umso wichtiger, Datenschutz- und KI-Compliance von Anfang an zusammenzudenken und in einer Lösung abzubilden, die sowohl den regulatorischen Anforderungen als auch den vielschichtigen Prozessen gerecht wird.