„Eine Excel-Tabelle ist
einfach nicht mehr
zeitgemäß!“

Einleitung

kfzteile24 ist ein sogenanntes Omnichannel- oder Multichannel-Unternehmen. Neben dem erfolgreichen Online-Shop für Autoteile und Kfz-Zubehör betreibt das Unternehmen auch eigene Filialen mit angeschlossenen Meisterwerkstätten. Ganze 2,5 Millionen Produkte zählen zum Sortiment.

Bei kfzteile24 bekommen Gewerbe- und PrivatkundInnen das Beste aus zwei Welten: Das Unternehmen vereint nämlich die Vorteile von Online-Händlern, also ein breites Sortiment zu fairen Preisen, mit denen der traditionellen Großhändlern, das beinhaltet eine schnelle und verlässliche Lieferung sowie eine hohe Service-Qualität. Das ist außergewöhnlich, denn der Ersatzteilmarkt ist gewissermaßen noch im Dornröschenschlaf und einer der letzten Märkte, in denen der Onlinehandel noch nicht den Durchbruch geschafft hat. Allein 10.000 Produkte werden vom Logistikstandort in Brandenburg ausgeliefert.

Außerdem hat das Unternehmen über die letzten Jahre vermehrt in sein B2B-Geschäft investiert. Etwas mehr als die Hälfte aller KundInnen sind mittlerweile Werkstätten und werkstattnahe Betriebe. Bis zu dreimal täglich werden diese KundInnen im ostdeutschen Raum mit eigenen Zustellteams beliefert.

Das Berliner Unternehmen bedient mit kfzteile24 auch den österreichischen Markt. Mit der Tochtergesellschaft Carpardoo kann man außerdem in den Niederlanden, Dänemark und Frankreich Ersatzteile über die Online-Plattform bestellen. kfzteile24 denkt kundInnenzentriert, bietet verschiedenste Lieferoptionen und lässt seine KundInnen durch Menschen mit Expertise beraten. Und: kfzteile24 investiert in sein Datenschutzmanagement! An dieser Stelle kommen wir ins Spiel.

Herausforderung

Der Legal Counsel betreut gemeinsam mit dem gesamten Legal Team das Unternehmen in allen rechtlichen Angelegenheiten. In seinen Aufgabenbereich fällt seit einigen Jahren auch die Datenschutzkoordination – seit 2018 unterstützt von einer Datenschutzberatung, die ihm den Hinweis auf ein neues Datenschutz-Tool am Markt gab: caralegal.

Also begann der Legal Counsel mit der Recherche: Was kann caralegal und was können andere? Er fand einige Datenschutz-Tools zur Umsetzung der DSGVO, die bereits lange auf dem Markt sind. Diese waren allerdings in ihren Funktionen sehr starr und lange nicht so flexibel wie caralegal. Und nicht so anwenderInnenfreundlich. Und nicht so ein ansprechendes UX-Design. Und auch nicht mehrsprachig. Für ein internationales Unternehmen, in dem jede bzw. jeder vierte MitarbeiterIn Englisch spricht: ein Muss!

Für den Legal Counsel stand schnell fest, caralegal muss her. Doch neue Tools zu etablieren, ist nicht einfach. Es musste Überzeugungsarbeit bei den Budgetverantwortlichen geleistet werden. Von Annika Scholz, Beraterin von caralegal, kam unterstützend bereits im Vorfeld eine Preiszusage sowie Präsentationsmaterial, das die Basis der beinahe minutiös geplanten Vorstellung von caralegal bildete.

Analyse

Der Legal Counsel bereitete ein Memo vor. Es ging um den aktuellen Stand des Unternehmens und um die Frage, welche Herausforderungen in puncto Datenschutz noch zu bewältigen seien. Und natürlich darum, welche Vorteile caralegal für kfzteile24 bieten würde.

Kurz zusammengefasst: caralegal ist eine unterstützende Rechtsassistenz, mit deren Hilfe Prozesse automatisiert werden können und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit verbessert wird. Doch was soll der Spaß kosten? Zur Beantwortung dieser Frage wurde mit Unterstützung der Beraterin von caralegal eine Kostenaufstellung gemacht. Dabei ging es auch darum, welche Zeit und Kosten durch caralegal langfristig gespart werden könnten.

Kernstück war die Verfahrensauswertung im Jahr 2018. Damals wurde zunächst etwas von Mitarbeitenden ausgefüllt, ging anschließend in die Legal-Abteilung und später noch zum Datenschutzbeauftragten.

Die Aufstellung ergab, dass sich mit caralegal Kosten im mittleren fünfstelligen Bereich einsparen lassen und auch jede Menge Zeit. Keine Frage, dass die Anschaffung des Datenschutz-Tools sofort zugesagt wurde.

Lösung

„caralegal war während der Vertragsanbahnung ausgesprochen kooperativ. Es wurden gemeinsam spezielle Anpassungen ausgearbeitet und für kfzteile24 assimiliert. Mit caralegal hat man einen sehr guten, sehr fairen Partner, der sich die Branche genau anschaut und auf die einzelnen Bedürfnisse der KundInnen eingeht“, so der Legal Counsel nach Abschluss der Verträge.“


Auch die Mitarbeitenden waren begeistert, denn es wussten einfach alle, dass caralegal wirklich wertvolle Zeit erspart. Mega lange Excel-Tabellen für Datenschutzdokumentationen sind einfach nicht mehr zeitgemäß und machen den PC lahm. Ein weiterer IT-technischer Pluspunkt: caralegal ist eine Cloud-Lösung, so kann man jederzeit und überall mit ihr arbeiten.

Aktuell sind die Verantwortlichen der Fachbereiche an das Datenschutz-Tool angebunden und alle Mitarbeitenden im Legal-Bereich arbeiten damit, außerdem AnsprechpartnerInnen, die Verfahrensblätter ausfüllen oder überarbeiten müssen. Im ersten Schritt wurde das alte Verfahrensverzeichnis eingepflegt und unterschiedliche Begriffe, die verwendet wurden, vereinheitlicht. Dank des einzigartigen Ressourcen-Features ist das mit caralegal ganz einfach möglich.

Inzwischen wurden Auftragsdatenverarbeitungsverträge eingepflegt und eine erste Datenschutzfolgenabschätzung vorgenommen. In den kommenden Monaten werden die Fachabteilungen bei kfzteile24 mehr und mehr eingebunden. Eine entsprechende Einweisung erhalten sie von Mitarbeitenden von caralegal.

„Für die Zukunft erhoffen wir uns eine enorme Zeitersparnis. Durch die KI, die in caralegal steckt, gibt es eine schnellere Reaktionsmöglichkeit der Fachabteilungen. Früher haben wir eine E-Mail geschrieben: ‚Kannst du mal bitte machen?‘ Heute können wir Aufträge und Antworten direkt aus caralegal heraus generieren. Der ganze Prozess ist viel, viel schneller!“