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CASE STUDY - KFZTEILE24

Datenschutz-Tool: „Eine mega lange Excel-Tabelle ist einfach nicht mehr zeitgemäß!“

2021. Irgendwo in Deutschland. Der Legal Counsel von kfzteile24 hat eine harte Zeit hinter sich. Die Verfahrensauswertung des Unternehmens ist erstellt worden und hat viel Zeit und Energie gekostet. Sein Datenschutzberater erzählte ihm von caralegal, einer Software, die ihm viel Arbeit abnehmen würde und brandneu sei. Das Programm hat sofort überzeugt und so begann bei kfzteile24 der Abschied von langen Excel-Tabellen – dafür kamen KI sowie Zeit- und Kostenersparnis. Doch der Reihe nach.

Über kfzteile24

kfzteile24 ist ein junges mittelständisches Unternehmen, das sich auf den Vertrieb von Ersatzteilen und Autozubehör spezialisiert hat.

Branchen

eCommerce, Automotive

Unternehmensgröße

>550 Mitarbeitende

Standort

Berlin

Einleitung

Unser Kunde: kfzteile24

kfzteile24 ist ein sogenanntes Omnichannel- oder Multichannel-Unternehmen. Neben dem erfolgreichen Online-Shop für Autoteile und Kfz-Zubehör betreibt das Unternehmen auch eigene Filialen mit angeschlossenen Meisterwerkstätten. Ganze 2,5 Millionen Produkte zählen zum Sortiment. Bei kfzteile24 bekommen Gewerbe- und Privatkund:innen das Beste aus zwei Welten: Das Unternehmen vereint nämlich die Vorteile von Online-Händlern, also ein breites Sortiment zu fairen Preisen, mit denen der traditionellen Großhändlern, das beinhaltet eine schnelle und verlässliche Lieferung sowie eine hohe Service-Qualität. Das ist außergewöhnlich, denn der Ersatzteilmarkt ist gewissermaßen noch im Dornröschenschlaf und einer der letzten Märkte, in denen der Onlinehandel noch nicht den Durchbruch geschafft hat. Allein 10.000 Produkte werden vom Logistikstandort in Brandenburg ausgeliefert.

Außerdem hat das Unternehmen über die letzten Jahre vermehrt in sein B2B-Geschäft investiert. Etwas mehr als die Hälfte aller Kund:innen sind mittlerweile Werkstätten und werkstattnahe Betriebe. Bis zu dreimal täglich werden diese Kund:innen im ostdeutschen Raum mit eigenen Zustellteams beliefert.

Das Berliner Unternehmen bedient mit kfzteile24 auch den österreichischen Markt. Mit der Tochtergesellschaft Carpardoo kann man außerdem in den Niederlanden, Dänemark und Frankreich Ersatzteile über die Online-Plattform bestellen. kfzteile24 denkt kund:innenzentriert, bietet verschiedenste Lieferoptionen und lässt seine Kund:innen durch Menschen mit Expertise beraten. Und: kfzteile24 investiert in sein Datenschutzmanagement! An dieser Stelle kommen wir ins Spiel.

Herausforderung

Datenschutz­folgen­abschätzung – das muss jetzt jede:r machen

Der Legal Counsel betreut gemeinsam mit dem gesamten Legal Team das Unternehmen in allen rechtlichen Angelegenheiten. In seinen Aufgabenbereich fällt seit einigen Jahren auch die Datenschutzkoordination – seit 2018 unterstützt von einer Datenschutzberatung, die ihm den Hinweis auf ein neues Datenschutz-Tool am Markt gab: caralegal.

Also begann der Legal Counsel mit der Recherche: Was kann caralegal und was können andere? Er fand einige Datenschutz-Tools zur Umsetzung der DSGVO, die bereits lange auf dem Markt sind. Diese waren allerdings in ihren Funktionen sehr starr und lange nicht so flexibel wie caralegal. Und nicht so anwender:innenfreundlich. Und nicht so ein ansprechendes UX-Design. Und auch nicht mehrsprachig. Für ein internationales Unternehmen, in dem jede:r vierte Mitarbeiter:in Englisch spricht: ein Muss!

Für den Legal Counsel stand schnell fest, caralegal muss her. Doch neue Tools zu etablieren, ist nicht einfach. Es musste Überzeugungsarbeit bei den Budgetverantwortlichen geleistet werden. Von Annika Scholz, Beraterin von caralegal, kam unterstützend bereits im Vorfeld eine Preiszusage sowie Präsentationsmaterial, das die Basis der beinahe minutiös geplanten Vorstellung von caralegal bildete.

Analyse

Noch eine letzte Datenschutz-Excel-Tabelle: Pro und Contra Datenschutz-Tool

Der Legal Counsel bereitete ein Memo vor. Es ging um den aktuellen Stand des Unternehmens und um die Frage, welche Herausforderungen in puncto Datenschutz noch zu bewältigen seien. Und natürlich darum, welche Vorteile caralegal für kfzteile24 bieten würde.

Kurz zusammengefasst: caralegal ist eine unterstützende Rechtsassistenz, mit deren Hilfe Prozesse automatisiert werden können und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit verbessert wird. Doch was soll der Spaß kosten? Zur Beantwortung dieser Frage wurde mit Unterstützung der Beraterin von caralegal eine Kostenaufstellung gemacht. Dabei ging es auch darum, welche Zeit und Kosten durch caralegal langfristig gespart werden könnten.

kfzteile24 gewinnt mit caralegal Zeit im Datenschutzmanagement

Kernstück war die Verfahrensauswertung im Jahr 2018. Damals wurde zunächst etwas von Mitarbeiter:innen ausgefüllt, ging anschließend in die Legal-Abteilung und später noch zum Datenschutzbeauftragten. Die Aufstellung ergab, dass sich mit caralegal Kosten im mittleren fünfstelligen Bereich einsparen lassen und auch jede Menge Zeit. Keine Frage, dass die Anschaffung des Datenschutz-Tools sofort zugesagt wurde

Lösung

Tschüss E-Mail, Excel und lange Kommunikations­wege! Hallo caralegal!

„caralegal war während der Vertragsanbahnung ausgesprochen kooperativ. Es wurden gemeinsam spezielle Anpassungen ausgearbeitet und für kfzteile24 assimiliert. Mit caralegal hat man einen sehr guten, sehr fairen Partner, der sich die Branche genau anschaut und auf die einzelnen Bedürfnisse der Kund:innen eingeht“, so der Legal Counsel nach Abschluss der Verträge.“

Auch die Mitarbeiter:innen waren begeistert, denn es wussten einfach alle, dass caralegal wirklich wertvolle Zeit erspart. Mega lange Excel-Tabellen für Datenschutzdokumentationen sind einfach nicht mehr zeitgemäß und machen den PC lahm. Ein weiterer IT-technischer Pluspunkt: caralegal ist eine Cloud-Lösung, so kann man jederzeit und überall mit ihr arbeiten.

Aktuell sind die Verantwortlichen der Fachbereiche an das Datenschutz-Tool angebunden und alle Mitarbeiter:innen im Legal-Bereich arbeiten damit, außerdem Ansprechpartner:innen, die Verfahrensblätter ausfüllen oder überarbeiten müssen. Im ersten Schritt wurde das alte Verfahrensverzeichnis eingepflegt und unterschiedliche Begriffe, die verwendet wurden, vereinheitlicht. Dank des einzigartigen Ressourcen Features ist das mit caralegal ganz einfach möglich. Inzwischen wurden Auftragsdatenverarbeitungsverträge eingepflegt und eine erste Datenschutzfolgenabschätzung vorgenommen. In den kommenden Monaten werden die Fachabteilungen bei kfzteile24 mehr und mehr eingebunden. Eine entsprechende Einweisung erhalten sie von Mitarbeiter:innen von caralegal.

„Für die Zukunft erhoffen wir uns eine enorme Zeitersparnis. Durch die KI, die in caralegal steckt, gibt es eine schnellere Reaktionsmöglichkeit der Fachabteilungen. Früher haben wir eine E-Mail geschrieben: ‚Kannst du mal bitte machen?‘ Heute können wir Aufträge und Antworten direkt aus caralegal heraus generieren. Der ganze Prozess ist viel, viel schneller!“


Diesem Artikel liegt ein Interview mit dem Legal Counsel von kfzteile24 zugrunde. Er berät das Unternehmen als Volljurist in allen rechtlichen Angelegenheiten mit dem Schwerpunkt Datenschutz, Vertragsmanagement und allgemeine Zivilrechtsfragen.

Gerne steht Frau Anne Golombeck, Senior PR-Manager der kfzteile24 GmbH, bei Rückfragen zur Verfügung.

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