Ein Unternehmens- verbund navigiert durch zwei Datenschutzwelten

Einleitung

Der Elisabeth Vinzenz Verbund (EVV) beschäftigt mehr als 9.500 Mitarbeitende in seinen dreizehn Krankenhäusern und zählt damit zu den größten katholischen Trägern von Krankenhäusern, Pflegeeinrichtungen und Ausbildungsstätten in Deutschland.

Der Verbund betreibt Einrichtungen in sieben Bundesländern und muss beim Datenschutz sowohl durch landesrechtliche Vorgaben, die Datenschutz­grund­verordnung als auch das katholische Datenschutzrecht navigieren.

Dr. Niclas Krohm trägt als Leiter Datenschutz und Konzerndatenschutz­beauftragter des EVV die Verantwortung dafür, den Datenschutz in den komplexen Verbundstrukturen zu überblicken und zu optimieren. Darunter fällt die Aufgabe, das interne Datenschutzmanagementsystem immer wieder zu hinterfragen und zu verbessern. Außerdem müssen regelmäßig Datenschutz-Folgenabschätzungen durchgeführt werden, da der EVV im Gesundheitssektor tätig ist.

Weitere Themen, die den Konzerndatenschutzbeauftragten beschäftigten, sind die Digitalisierung und dabei speziell das Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG). Dazu gehört unter anderem, bei der Konzeption von Prozessen den Grundsatz „Privacy by Design“ umzusetzen.

Herausforderung

2022 fasst Dr. Krohm den Plan, den EVV in Bezug auf das Datenschutzmanagementsystem digitaler aufzustellen und es vor allem in bestimmten Bereichen weiter zu standardisieren. Insbesondere war es ihm wichtig, von Excel-Tabellen wegzukommen, mit denen ein Teil des Verarbeitungsverzeichnisses gepflegt wurde. 

Auf der Suche nach dem richtigen Partner für die Digitalisierung des Datenschutzmanagements wurden viele Anbieter kontaktiert, doch die Abbildung des katholischen Datenschutzrechts war für alle eine Herausforderung. 

Doch schlussendlich kam Dr. Krohm mit caralegal ins Gespräch. Die bestehende Erfahrung von caralegal im Gesundheitsdatenschutz, gepaart mit der Bereitschaft, die Anforderungen des katholischen Datenschutzrechts in die Plattform zu integrieren, haben überzeugt.

Lösung

So müssen beispielsweise alle Daten, die der EVV verarbeitet, in drei spezielle Schutzklassen eingeteilt werden, die die sogenannte Durchführungsverordnung zum Gesetz über den Kirchlichen Datenschutz vorgibt. caralegal entwickelte daraufhin gemeinsam mit dem EVV jene Funktionen, um das katholische Datenschutzrecht in der Software abzubilden.

Die Lösung von caralegal konnte außerdem im Anwendungsbereich des EVV zur Zeitersparnis beitragen: So kann beispielsweise eine Aktualisierung der Verarbeitungsverzeichnisse in den Einrichtungen von EVV direkt vor Ort oder auch remote mit den einzelnen Prozessverantwortlichen durchgeführt werden. In beiden Fällen sind die Änderungen sofort im System eingetragen, versioniert und standardisiert. “Das ist natürlich deutlich komfortabler und intuitiver als die Arbeit mit Excel-Tabellen.”, so Dr. Krohm.

Ausblick

Ein wichtiges Kriterium für eine Datenschutzlösung ist die Anpassbarkeit und Flexibilität der Software: Immer wieder werden neue Anforderungen, beispielsweise durch die katholische Datenschutzaufsicht, an den EVV herangetragen. In diesen Fällen bespricht der Konzerndatenschutzbeauftragte Dr. Krohm mit den Produkt-ExpertInnen von caralegal, wie man diese Änderungen auch in der Datenschutzmanagement-Software abbilden kann. Durch diese schnellen Anpassungen kann der EVV zeitlich immer so reagieren, wie es die Aufsicht verlangt.

“In meiner zentralen Steuerungsfunktion ist es besonders wichtig, dass ich einen Gesamtüberblick über den Datenschutz im Verbund erhalte. caralegal bietet nun die Möglichkeiten, wichtige Informationen künftig mit einem Mausklick abzufragen, anstatt sie von allen Standorten per E-Mail einholen zu müssen.”, so Dr. Krohm.“


Aufgrund der vielen vorgenommenen Anpassungen für den EVV ist caralegal nun ideal für Einrichtungen, die dem katholischen Datenschutz unterliegen, geeignet. Zudem haben sie einen zuverlässigen und im Gesundheitswesen spezialisierten Partner gefunden.