Audit-Software

Datenschutz-Audits werden von Datenschutz-Expert:innen durchgeführt, die Teil der internen Datenschutzabteilung sind, oder als externe Datenschutzbeauftragte bestellt wurden. In größeren Organisationen können Datenschutz-Audits unter den Aufgabenbereich der Internen Revision fallen.

Datenschutz-Audits werden sowohl anlassbezogen als auch regelmäßig durchgeführt. Bei anlassbezogenen Audits handelt es sich entweder um die Feststellung des Status Quo der Datenschutzorganisation oder um die Erfüllung bestimmter Datenschutzvorgaben zum Erhalt von Zertifizierungen. Bei regelmäßigen Datenschutz-Audits handelt es sich um Überprüfungen der Effektivität des Datenschutzmanagementsystems (DSMS) mit dem Zweck, Verbesserungsmaßnahmen zu identifizieren.

Das Ziel eines Datenschutz-Audits ist grundsätzlich die Schaffung von Transparenz über den aktuellen Stand der Umsetzung der gesetzlichen Datenschutzvorgaben. In weiterer Folge gilt es, die identifizierten Verbesserungsmaßnahmen zu priorisieren und in entsprechender Reihenfolge zu implementieren.

Eine Audit-Software ist ein Tool, das es Auditoren erleichtert, Audits zu planen, zu erstellen und durchzuführen. Außerdem hilft es bei der Erstellung von Reports und der Nachverfolgung von identifizierten Maßnahmen.

Ein Audit-Finding (auch Auditfeststellung) ist ein Ergebnis oder eine Beobachtung, die bei einer Auditprüfung gemacht wird und darauf hinweist, dass ein Unternehmen gegen ein bestimmtes Auditkriterium oder eine Richtlinie verstößt. Ein Audit-Finding kann auch als Abweichung, Mangel, Non-Konformität oder Beanstandung bezeichnet werden.

Bausteine sind Komponenten, mit denen ein Audit-Fragebogen zusammengestellt wird. Dabei handelt es sich entweder um vordefinierte Fragetypen (z. B. Multiple Choice) oder um Bausteine, die zur Angabe und Struktur dienen (z. B. Überschrift, Gruppierung).

Ein Fragebogen wird vor einem Audit vorbereitet und wird von Auditoren oder Prüferinnen verwendet, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Informationen erfasst und alle relevanten Fragen beantwortet werden. Ein Audit-Fragebogen wird in der caralegal zuerst konzipiert, und kann daraufhin für eines oder mehrere Audits verwendet werden.

Mit einer Verzweigungslogik kann ein Fragebogen so gestaltet werden, dass er sich an die Antworten des Teilnehmers anpasst. Wenn ein Teilnehmer eine bestimmte Antwort gibt, kann der Fragebogen automatisch zu einer anderen Frage oder einem anderen Abschnitt weitergeleitet werden, basierend auf der Antwort des Teilnehmers.

In der Audit-Software bieten wir 2 gängigen Audit-Methoden an:

1. Interviews: In dieser Methode werden Mitarbeiter oder Verantwortliche des geprüften Unternehmens vom Auditor befragt, um Informationen über Prozesse, Verfahren, Abläufe und andere Aspekte zu erhalten, die im Rahmen des Audits geprüft werden. Der Auditor kann die Antworten und Notizen direkt in caralegal hinterlegen.
2. Selbstauskunft: In dieser Methode wird der Audit-Fragebogen an die befragten Personen gesendet, die diesen selbstständig in caralegal ausfüllen. Die Antworten erhält der Auditor dann ebenso aggregiert in der caralegal-Software angezeigt.

Der Vorlagen-Editor erlaubt es Auditoren, Fragebögen mit Hilfe der vorgegebenen Bausteine und der Verzweigungslogik zu erstellen. Der Editor bietet zahlreiche Formatierungsmöglichkeiten, mit denen Audit-Fragebögen übersichtlich und einheitlich gestaltet werden.