Gute Unterhaltung
im TV - aber datenschutzkonform

Einleitung

Die ITV Studios Germany GmbH mit Standorten in Köln und Berlin ist eine unabhängige Fernsehproduktionsfirma und eine Tochtergesellschaft des britischen Medienkonzerns ITV plc. Ihr Portfolio umfasst eine Vielzahl von Formaten, darunter Show- und Unterhaltungssendungen wie „Das perfekte Dinner“ oder „Ich bin ein Star- Holt mich hier raus!“ sowie Factual-Entertainment und fiktionale Programme.

ITV Studios Germany arbeitet mit einer umfangreichen Menge an personenbezogenen Daten, welche einen sensiblen datenschutzrechtlichen Umgang und eine sichere Verarbeitung erfordern. Daher arbeitet das Unternehmen seit September 2023 mit caralegal zusammen. Diese Zusammenarbeit hat unter anderem Juliane Kirchner angestoßen. Als Syndikusrechtsanwältin betreut sie ITV Studios Germany im Bereich Datenschutzrecht.

Herausforderung

Von der Telefonliste mit CastingteilnehmerInnen über private Informationen prominenter Personen bis zu einer Fülle an Bewerbungsanfragen: Als Fernsehproduktionsfirma arbeitet ITV Studios Germany täglich und in allen Abteilungen mit großen Mengen an personenbezogenen Daten, deren datenschutzrechtliche Verarbeitung nicht nur zeitaufwendig ist, sondern auch besonders sensibel.

„Das Thema Datenschutz und Verarbeitungsverzeichnis hatte bei ITV Studios Germany schon immer höchste Priorität, gerade weil wir es je nach Format mit einer ganzen Menge personenbezogener Daten zu tun haben. Als ich angefangen habe, war das Verarbeitungsverzeichnis jedoch relativ kompliziert in Excel- und Word-Dokumenten abgelegt“, so Juliane Kirchner.

Um Datenschutzprozesse effektiver umsetzen zu können und die Datenschutzverantwortlichen zu entlasten, wurde nach einer passenden Lösung gesucht. Zudem sollte das Thema Datenschutz dezentral gestaltet werden und andere Abteilungen sollten effektiver einbezogen werden.

„Es ging uns neben Vereinfachung und Vereinheitlichung auch darum, das Thema Datenschutz in den Fokus zu rücken und auf möglichst mehrere Menschen zu verteilen“, erklärt die Syndikusrechtsanwältin.

Auf die Empfehlung eines Kollegen hin probierten Juliane Kirchner und ihre KollegInnen im September 2023 die Datenschutzmanagement-Software von caralegal aus: „Wir haben die Software getestet und waren schnell überzeugt“, berichtet sie.

Lösung

Mithilfe von caralegal lassen sich Verarbeitungstätigkeiten intuitiv und kollaborativ erfassen und pflegen. Für ITV Studios Germany liegt der Mehrwert vor allem in der klaren Übersicht über die Verarbeitungsvorgänge. Aufgrund der Automatisierung sei es viel leichter, relevante Punkte zu überblicken und sich mit diesen auseinanderzusetzen – auch in puncto Datenschutz-Folgeabschätzungen, erläutert Juliane Kirchner.

Die Differenzierung zwischen den Daten, welche intern zur besseren Übersicht hinterlegt werden können, und den Daten, welche im Falle einer Überprüfung tatsächlich relevant sind, sei ein weiterer positiver Aspekt der Datenschutzmanagement-Software.

Die Datenschutz-Schulungen im Zuge der Implementierung von caralegal haben die Mitarbeitenden weiter in Bezug auf die Datenverarbeitung sensibilisiert. Mittlerweile wurde Datenschutz bei ITV Studios Germany dezentraler umgesetzt: In der Casting-Abteilung, in der IT, im HR-Bereich sowie in der Produktion sind ausgewählte Personen mit caralegal betraut, sodass das Thema Verarbeitungsverzeichnis breit gestreut wird und mehrere Menschen federführend am Prozess beteiligt sind. „Die Begeisterung war zunächst verhalten. Aber die Vorbehalte waren schnell aufgelöst, als die vielen Vorteile von caralegal klar wurden“, erinnert sich Juliane Kirchner.

Ein weiterer positiver Aspekt sei, dass Mitarbeitende über caralegal untereinander kommunizieren können, um gemeinsam Datenschutz zu gewährleisten. Dies sei eine große Arbeitserleichterung für sie selbst, betont Juliane Kirchner. Ohne caralegal hätte sich das Datenschutzmanagement in dem vorhandenen Umfang von ihr wahrscheinlich schwer bewältigen lassen.

Wie gut caralegal bei den Mitarbeitenden von ITV Germany Studios ankommt, zeigt auch, dass die Datenschutzmanagement-Software bereits einen eigenen Spitznamen erhalten hat. Sie wird liebevoll „Carola“ genannt.

Ausblick

Durch die Implementierung von caralegal wird ein strukturiertes Datenschutzmanagement ermöglicht sowie die Verarbeitung der umfangreichen Daten bei ITV Studios Germany deutlich vereinfacht. Die Dezentralisierung des Datenschutzes wird dank caralegal von den Mitarbeitenden nicht als Belastung gesehen, sondern als klarer Vorteil. Zudem setzen sich diese nun intensiver als zuvor mit Datenschutzmanagement auseinander.

„Unser Ziel ist die weitere Sensibilisierung der Mitarbeitenden bezüglich Datenschutz, ohne dass jede:r DatenschutzexpertIn sein muss. caralegal ist dabei eine wichtige Unterstützung“, fasst Juliane Kirchner abschließend zusammen.