Von Excel & Co. zu Privacy Flow: wie FLYERALARM mit caralegal Datenschutz­prozesse vereinfacht

Einleitung

Mit einem breit gefächerten Produktportfolio und einer Vielzahl eigenständiger Gesellschaften unter einem Dach, stand FLYERALARM in Sachen Datenschutz vor einer besonderen Herausforderung: Komplexe Unternehmensstrukturen treffen auf datenregulatorische Anforderungen.

Sebastian Ehrhardt, Manager of Legal & Data Protection Officer bei FLYERALARM, ist seit 2023 für den gruppenweiten Datenschutz des Unternehmens verantwortlich. Gemeinsam mit seinem Team aus Legal Counsels, die als DatenschutzkoordinatorInnen fungieren, arbeitet er daran, datenrechtliche Prozesse zu vereinheitlichen und Datenschutz unternehmensweit sichtbar und handhabbar zu machen.

„Wir sind ein klassisches E-Commerce-Unternehmen - also treffen uns die typischen Datenschutzpflichten mit den Besonderheiten der Druckbranche. Unser Ziel war es, Übersicht und Struktur in unsere Unternehmensstrukturen zu bringen.“

Herausforderung

Vor der Einführung von caralegal wurde der Datenschutz bei FLYERALARM überwiegend extern betreut. Es fehlte an Transparenz, Standardisierung von Prozessen und Monitoring-Möglichkeiten. Zudem erschwerten unterschiedliche Vorgehensweisen in den einzelnen Gesellschaften eine einheitliche Umsetzung der DSGVO-Vorgaben.

Die fehlende Transparenz machte nicht nur das Tagesgeschäft mühsam, sondern auch die Einbindung der Fachabteilungen schwer steuerbar. Dabei ist gerade deren Mitwirkung in den Prozessen wie z. B. beim Dokumentieren von Verarbeitungstätigkeiten entscheidend. Sebastian Ehrhardt wollte für FLYERALARM ein System haben, das auch die Fachabteilungen mit einbindet und vor allen Dingen leicht handhabbar für diese ist - denn Datenschutz geht nur gemeinsam.

Lösung

Im nächsten Schritt evaluierte FLYERALARM verschiedene Datenschutzsoftware-Anbieter. Die Wahl fiel dann recht schnell auf caralegal – nicht nur wegen der Funktionalitäten, sondern vor allem wegen der Benutzerfreundlichkeit, der klaren Struktur und der Möglichkeit, die Fachabteilungen gezielt einzubinden.

„caralegal bietet eine moderne User Experience mit einfachem Handling. Das war uns wichtig, um für die Akzeptanz bei den Fachabteilungen zu sorgen.“

Auch das Onboarding und der Support durch caralegal haben FLYERALARM überzeugt. Besonders die schnelle Reaktionsfähigkeit des caralegal-Teams und die enge Begleitung in der Einführungsphase wurden von Sebastian Ehrhardt und seinem Team positiv bewertet. Für FLYERALARM ist es wichtig, einen Partner an der Seite zu haben, der zeitnah auf Feedback reagiert und Impulse des Unternehmens unmittelbar in die Produktentwicklung einfließen lässt.

Seit der Einführung nutzen täglich zahlreiche Mitarbeitende von FLYERALARM caralegal - von der Rechtsabteilung bis zu den Fachbereichen. Besonders bei der Pflege des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) und der fachabteilungsübergreifenden Zusammenarbeit zeigt sich der Mehrwert im datenrechtlichen Arbeitsalltag des E-Commerce-Unternehmens.

„Durch caralegal ist bei uns überhaupt erst ein operatives Bewusstsein entstanden, welche Datenschutzthemen angegangen werden müssen – und wer dafür zuständig ist.“

Ausblick

FLYERALARM sieht in caralegal nicht nur ein effizientes Werkzeug für heutige Anforderungen im Datenschutz, sondern auch eine Plattform für künftige technologische Entwicklungen. Themen wie KPI-basierte Steuerung, Zentralisierung aller Datenschutzinformationen und Integration angrenzender Bereiche (wie Vertragsmanagement oder KI-Governance) stehen bereits auf der Roadmap.

„Ich bin ein großer Freund davon, die relevanten Informationen an einem Ort zu bündeln - mit caralegal sind wir auf einem sehr guten Weg dahin.“

Mit der Einführung der KI-Management-Lösung AI Flow von caralegal setzt FLYERALARM einen weiteren strategischen Meilenstein: Das Unternehmen schafft proaktiv die Voraussetzungen für eine gesetzeskonforme Umsetzung der KI-Verordnung. Die digitale Zukunft ist längst eingeläutet – und FLYERALARM gestaltet sie weiterhin verantwortungsvoll, compliant und kollaborativ.