Mit neuer Energie den Konzerndatenschutz erfolgreich vorantreiben

Einleitung

Die RWE AG mit Sitz in Essen ist eines der international führenden Energieunternehmen, das massiv in den Ausbau der Erneuerbaren Energien und Speichertechnologien investiert. Mit Standorten in Europa, USA, Asien und Australien ist RWE global tätig, treibt die Energiewende voran und setzt auf Nachhaltigkeit und Innovation.

Um die international geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen effektiv umzusetzen, arbeitet RWE seit 2023 mit caralegal zusammen. In den Auswahlprozess für die richtige Softwarelösung war Jörg Wohlfahrt involviert. Seine Geschichte beim Konzern begann bereits 2009, als er als externer IT-Consultant zu RWE kam. Er übernahm verschiedene Aufgaben und arbeitet seit 2018 als Data Protection Officer (DPO) im Bereich Renewables und ist bestellter Datenschutzbeauftragter (DSB) u.a. bei RWE Renewables Europe & Australien GmbH, RWE Renewables Deutschland GmbH, RWE Gas Storage West GmbH.

Seit 2023 hat Markus Frowein die Rolle des Global Head of Data Protection & AI Regulation im Energiekonzern inne. Der Jurist war bereits vor seiner Zeit bei RWE als Datenschutzbeauftragter tätig. Er verantwortet mit seinem Team den gesamten Datenschutz im Konzern: Beratung, Kontrolle, Prozesse sowie die Systeme. Die beiden Datenschützer gewähren hier einen Einblick, wie die Einführung von caralegal das Datenschutzmanagement von RWE verändert hat.

Herausforderung

Die RWE AG ist global tätig und im operativen Betrieb muss eine Vielzahl an verschiedenen Rechtsgrundlagen beachtet werden. Die unterschiedlichen Vorgaben in puncto Datenschutz einzuhalten ist eine echte Herausforderung. Jedes Land hat seine eigenen Anforderungen an den Datenschutz und seine eigenen Rechtsgrundlagen.

Um diese mit einer Datenschutzsoftware effektiv und effizient zu managen, muss die genutzte Lösung trotz der unterschiedlichen Anforderungen übersichtlich bleiben. Jörg Wohlfahrts Devise lautete deswegen: Schluss mit verschachtelten Systemen und stattdessen eine Lösung, die sowohl intuitiv und einfach zu bedienen ist als auch alle Anforderungen an ein Datenschutzmanagementsystem abdeckt. Und genau diese leichte Bedienbarkeit und nötige Übersichtlichkeit biete caralegal, berichtet Jörg Wohlfahrt:

„Mit caralegal können wir einzelne Rechtsgrundlagen einem bestimmten Land zuordnen und diese dann über das User-Management wieder voneinander trennen. Dadurch ertrinkt man nicht sprichwörtlich in Informationen, sondern es bleibt übersichtlich für den jeweiligen Datenschutzbeauftragten.“

Lösung

Auf der Suche nach einer übersichtlichen Datenschutzsoftware bewerteten die Datenschutzbeauftragten von RWE eine Reihe an Angeboten und Pitches – und haben sich schließlich für caralegal entschieden. Ein wichtiges Entscheidungskriterium war die Vereinfachung der Prozesse und die Zentralisierung aller relevanter Daten. Gerade in einem international operierenden Konzern mit Tausenden von Mitarbeitenden kommt es darauf an, alle involvierten Stakeholder mit einzubeziehen. Datenschutz-Compliance muss für die Fachbereiche in ihre Arbeitsprozesse integrierbar und dazu schnell und einfach zu erledigen sein. Das zentrale System von caralegal macht dies besonders einfach, betont Jörg Wohlfahrt:

Für RWE ist die leicht bedienbare, zentrale Verwaltung besonders von Vorteil – räumliche Distanz ist dadurch kein zu berücksichtigender Faktor mehr: Alle Mitarbeitenden arbeiten im selben System zusammen.

Ausblick

Die Transformation findet bei RWE aktuell auf mehreren Ebenen statt – vor allem setzt der Konzern die nötige Transformation hin zu Stromerzeugung aus erneuerbaren Energien um. Dies bedeutet unter anderem, dass das Geschäft deutlich stärker internationalisiert wird. Dies bringt wiederum Herausforderungen für den Datenschutz mit sich, welcher ebenfalls angepasst werden muss: Die bisher sehr zentral aufgestellte Datenschutzabteilung wurde aktuell um ein internationales Team erweitert. So kann RWE den Datenschutz jeweils regional verwalten und auch lokale Rechtsgrundlagen berücksichtigen.

Dazu muss RWE sich nicht nur personell, sondern auch technisch rüsten. Die internationale Vernetzung und Zusammenarbeit der regionalen Teams haben einen äußerst hohen Stellenwert in der Konzernstrategie. Es ist essenziell, eine Datenschutzmanagement-Software einzusetzen, die genau das ermöglicht.

Dabei legt Jörg Wohlfahrt zudem großen Wert darauf, Datenschutz nicht zu einem Hindernis, sondern leicht und schnell umsetzbar zu machen: „Es sollte für die Fachabteilungen einfach sein, sich mit Datenschutz zu beschäftigen. Dafür braucht es Systeme, ordentliche Prozesse, funktionierende Kommunikation und die passende Software dahinter, um Datenschutz so leicht wie möglich zu machen.“ Markus Frowein ergänzt: „Das ist einer der ganz wesentlichen Vorteile von caralegal mit seiner benutzerfreundlichen UI und der leichten Bedienbarkeit.“

caralegal sorgt für mehr Übersicht zu Prozessen mittels individuell zugeschnittener Dashboards und Zugriffsrechten sowie einer einfachen Verwaltung von internationalen Rechtsgrundlagen – das schlägt sich auch in effizienteren Prozessen nieder, wie Markus Frowein betont:

Auch die Datenschutzexperten selbst berichten von echten Wow-Momenten bei der Arbeit mit caralegal. So erzählt Jörg Wohlfahrt, wie er eine fehlende Filteranzeige für Länder bemerkte und dies schnell und unbürokratisch weitergegeben habe. Die schnelle Reaktions- und Umsetzungszeit von caralegal beeindruckte ihn.

Doch bei aller Zufriedenheit – Stillstand gibt es beim Thema Datenschutzmanagement niemals. In Zukunft soll die Leistung unserer Datenschutzsoftware daher in enger Zusammenarbeit von RWE und caralegal weiter verbessert werden. Dazu bringen die Datenschutzverantwortlichen des Energiekonzerns ihre Erfahrungen aus der praktischen Anwendung der Lösung ein und stoßen damit auf offene Ohren, wie Jörg Wohlfahrt berichtet: „Wir haben gemeinsam mit caralegal schon Verbesserungs­vorschläge besprochen und priorisiert, die wir als Nächstes angehen wollen. Die Vorschläge helfen nicht nur uns in der Arbeit mit caralegal, sondern auch insgesamt bei der Weiterentwicklung der Software. Da arbeiten wir alle an derselben Sache und in dieselbe Richtung.“

Die erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen RWE und caralegal zeigt, welchen Nutzen internationale Konzerne daraus ziehen ihre Datenschutzprozesse mit einer benutzerfreundlichen Software zu managen. Die technologiegestützte Zusammenarbeit ermöglicht internationalen Datenschutz unter Berücksichtigung regionaler Unterschiede. Mit seinen Bemühungen steht RWE exemplarisch für eine nachhaltige Transformation, deren wichtiger Bestandteil die Digitalisierung des Datenschutzes ist.