Einleitung
Mit über 130 Qualitätsmedien in den Bereichen Digital und Print, darunter die Süddeutsche Zeitung, die Stuttgarter Zeitung und die Stuttgarter Nachrichten, steht die SWMH für unabhängigen Journalismus, innovative Lösungen und hochwertigen Content.
Neben klassischen Verlagstätigkeiten bietet die SWMH auch Fachinformationen, digitale Services, IT-Lösungen, Logistik sowie Event- und Messeformate an. Datenschutz spielt dabei eine große Rolle – sowohl beim Umgang mit Kundendaten als auch in der internen Organisation mit über 120 Datenschutzkoordinatoren, die konzernweit für die Umsetzung der Datenschutzanforderungen verantwortlich sind.
Claudia Waldraff spielt eine zentrale Rolle im Datenschutzmanagement der SWMH. Als Datenschutzkoordinatorin (DSK) ist sie für mehrere Unternehmen im Bereich Süddeutsche Zeitung verantwortlich und begleitet dort sämtliche Datenschutzprozesse – von der Pflege des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten über die Umsetzung von Betroffenenrechten bis hin zur Schulung zur Erkennung und Meldung von Datenschutzverletzungen. Sie ist Unternehmensbereichs-Datenschutzkoordinatorin (DSK) für die Süddeutsche Zeitung und Fachinformationen und Mitglied des zentralen Datenschutzteams der SWMH und trägt mit ihren praktischen Erfahrungen zur Weiterentwicklung der konzernweiten Datenschutzprozesse bei.
Praktikable Datenschutzprozesse für eine der größten Mediengruppen Deutschlands
Um Datenschutzprozesse effizienter und benutzerfreundlicher zu gestalten, suchte die SWMH nach einer Lösung, die in punkto Datenschutz komplexe Strukturen vereinfacht und Arbeitsabläufe für die Datenschutzteams erleichtert. Nach einem intensiven Auswahlprozess entschied sich die Mediengruppe im Frühjahr 2024 für caralegal. Warum diese Entscheidung gefallen ist, welche Herausforderungen es zu bewältigen gab und welche konkreten Verbesserungen sich dadurch ergeben haben, erfahren Sie in dieser Erfolgsgeschichte.
Herausforderung
Eine Mediengruppe, viele Unternehmen – und noch mehr Datenschutzprozesse
Die SWMH ist ein Unternehmensverbund mit über 140 Einzelfirmen, die jeweils als eigene Verantwortliche agieren. Das bedeutet: Jedes dieser Unternehmen muss datenschutzrechtliche Anforderungen individuell umsetzen, während gleichzeitig konzernweit einheitliche Standards geschaffen werden müssen.
Claudia Waldraff beschreibt die Herausforderung so:
„Unsere Datenschutzorganisation ist hochkomplex: Wir haben über 120 Datenschutzkoordinatoren, die sicherstellen müssen, dass der Datenschutz in den jeweiligen SWMH-Organisationen umgesetzt wird. Gleichzeitig brauchen wir klare Prozesse, um datenschutzrechtliche Anforderungen praktikabel abzubilden.”
Claudia Waldraff
Datenschutzkoordinatorin bei der SWMH
Besonders im Fokus stand dabei das Management von Verarbeitungsverzeichnissen, der Umgang mit Betroffenenanfragen und die Erstellung von Löschkonzepten. Bis zur Einführung von caralegal wurden verschiedene Datenschutzmanagement-Softwares genutzt – doch keine erfüllte alle Anforderungen. Claudia Waldraff erinnert sich: „Wir haben in der Vergangenheit bereits mehrere Datenschutzmanagement-Softwares ausprobiert – mit mäßigem Erfolg. Sie waren zu kompliziert, zu unübersichtlich oder verlangten unnötige Zusatzangaben. Wir wollten eine Lösung, die sich auf das Wesentliche konzentriert und Prozesse wirklich vereinfacht.”
Lösung
Mit caralegal zu einem leichteren Datenschutzmanagement
Nach Durchführung einer Marktanalyse entschied sich die SWMH für caralegal. Ausschlaggebend war neben der benutzerfreundlichen Oberfläche insbesondere die Möglichkeit, Datenschutzprozesse konzernweit zu vereinheitlichen und die Arbeit der Datenschutzkoordinatoren leichter zu gestalten.
„Mit caralegal ist das Pflegen des Verarbeitungsverzeichnisses für unsere Datenschutzkoordinatoren viel einfacher geworden. Das System ist selbsterklärend, die Verantwortlichkeiten sind klar geregelt, und Fachverantwortliche können gezielt eingebunden werden“.
Ein zentrales Feature, das sich im Arbeitsalltag besonders bewährt hat, ist die automatische Generierung von Löschkonzepten. Claudia Waldraff erläutert: „Früher mussten wir Löschkonzepte mühsam manuell pflegen – oft in Excel-Tabellen, die kaum jemand ausfüllen konnte. Mit caralegal erledigt sich das quasi nebenbei. Das hat uns enorm viel Arbeit erspart.“ Auch die Verwaltung von Verträgen zur Auftragsverarbeitung wurde erheblich vereinfacht. Während früher Listen mühsam aktualisiert werden mussten, wird das Dienstleisterverzeichnis mit caralegal automatisch aus den Angaben im Verzeichnis für Verarbeitungen (VVT) erstellt.
„Früher war es ein riesiger Aufwand, herauszufinden, mit welchen Dienstleistern eine Auftragsverarbeitung besteht”, erinnert sich Claudia Waldraff. „Jetzt habe ich auf Knopfdruck eine aktuelle Übersicht – das ist eine echte Erleichterung.“
Die drei größten Vorteile für SWMH:
Verknüpfung von Datenschutzprozessen
Durch die enge Verzahnung des Verarbeitungsverzeichnisses mit Dienstleisterlisten, Löschkonzepten und weiteren Datenschutzaufgaben kann die SWMH zahlreiche Synergieeffekte für sich nutzen.
Benutzerfreundlichkeit für Datenschutzkoordinatoren und Fachabteilungen
Dank der intuitiven Oberfläche und der automatisierten Workflows werden die Datenschutzkoordinatoren in ihrer täglichen Arbeit entlastet.
Aktive Einbindung von Fachverantwortlichen
Mit der Wiedervorlagefunktion und klaren Aufgabenverteilungen werden Fachabteilungen automatisch an ihre Datenschutzverpflichtungen erinnert – ohne manuelles Nachfassen.
Ausblick
caralegal und SWMH: Feedback mit Wirkung
Die Einführung von caralegal war für die SWMH ein wichtiger Schritt in Richtung eines zukunftsfähigen Datenschutzmanagements – aber es gibt noch weitere Potenziale, die gemeinsam mit caralegal erschlossen werden sollen.
Claudia Waldraff wagt einen Blick in die Zukunft: „Die Bearbeitung von Betroffenenanfragen ist ein komplexer Prozess, bei dem Automatisierung vieles erleichtern könnte. Wir sind gespannt, welche Weiterentwicklungen caralegal in diesem Bereich bietet, um die Abläufe noch effizienter zu gestalten.“
Die SWMH entwickelt ihr Datenschutzmanagement kontinuierlich weiter und sieht in caralegal einen starken Partner, um ihre Datenschutz-Prozesse noch effizienter und benutzerfreundlicher zu gestalten.
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