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Case Study - ProSiebenSat.1 Media SE

Medienkonzern meets caralegal – eine Erfolgs­geschichte

2023. Unterföhring bei München. Hier hat die ProSiebenSat.1 Media SE ihren Sitz. Datenschutz ist für einer der führenden Entertainment- und Commerce-Anbieter im deutschsprachigen Raum weit mehr als eine Verpflichtung. In unserer Erfolgsgeschichte erfährst du mehr über die Bedeutung des Datenschutzes in einem dynamischen Medienunternehmen und darüber, wie die Herausforderungen beim Schutz personenbezogener Daten im digitalen Zeitalter mit caralegal gemeistert werden.

Über ProSiebenSat.1 Media SE

ProSiebenSat.1 Media SE ist ein führender Anbieter im Entertainment- und Commerce-Bereich

Branchen

Entertainment- und Commerce

Unternehmensgröße

7.000

Standort

Weltweit

Einleitung

Unser Kunde: ProSiebenSat.1 Media SE

Die ProSiebenSat.1 Media SE ist das Zuhause von populärer Unterhaltung sowie Infotainment und damit ein bedeutender Akteur in der deutschen Medienlandschaft. Das vielseitige Entertainment-Portfolio wird durch digitale Verbrauchermarken in den Segmenten Commerce & Ventures sowie Dating & Video ergänzt. Damit erreicht das börsennotierte Medienunternehmen ein breites Publikum.

Stephan Tawin ist seit über 25 Jahren bei ProSiebenSat.1 tätig und nimmt die Position des Konzerndatenschutzbeauftragten in der Konzernholding ein. Er kooperiert dabei eng mit den dezentral auf Gesellschaftsebene bestellten betrieblichen Datenschutzbeauftragten aus den relevanten Konzerngesellschaften. Durch seine langjährige Erfahrung in der ProSiebenSat.1-Gruppe konnte er ein tiefgehendes Verständnis für die datenschutzrechtlichen Anforderungen in der dynamischen Medienbranche entwickeln. Heute gewährt er einen Einblick in seinen Berufsalltag und die Zusammenarbeit mit caralegal.

Herausfordernug

Datennutzung und Einhaltung datenschutz­rechtlicher Bestimmungen: ein Balanceakt

Der Datenschutz spielt bei der ProSiebenSat.1-Gruppe eine zentrale Rolle, insbesondere angesichts der fortschreitenden Digitalisierung und der Entstehung neuer Geschäftsmodelle in den Segmenten Entertainment, Dating & Video sowie Commerce & Ventures. Diese Entwicklungen führen dazu, dass immer mehr personenbezogene Daten von Zuschauer:innen, Online-Nutzer:innen und Endkund:innen in verschiedenster Weise verarbeitet werden.

Das Hauptziel ist es laut Stephan Tawin, die Privatsphäre und das Recht auf informationelle Selbstbestimmung zu schützen. Das bedeutet in der Konsequenz: Mit personenbezogenen Daten ist rechtmäßig und sorgfältig umzugehen, um sie unbedingt vor Missbrauch schützen.

„Die größte Herausforderung in der Umsetzung des Datenschutzes liegt in der Balance zwischen der Nutzung der Daten zur Weiterentwicklung unserer Angebote und der Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen.“


Der Verantwortungsbereich von Stephan Tawin als Konzerndatenschutzbeauftragter eines großen Medienunternehmens ist umfangreich: Neben der fachbereichsübergreifenden Beratung von Vorstand, Geschäftsführung und Mitarbeitenden zu datenschutzrechtlichen Fragen überwacht er die Einhaltung der gesetzlichen Datenschutzvorgaben und unterstützt die Bereiche und Gesellschaften bei diversen Datenschutzangelegenheiten.

In seiner Rolle fokussiert sich Stephan Tawin auf die Entwicklung und Überwachung von Datenschutzstandards und -verfahren. Ebenso widmet er sich dem Bereitstellen und der Aktualisierung zentraler Datenschutzrichtlinien sowie der Erstellung und Pflege interner Hilfsmittel und Vorlagen.

Um das zu gewährleisten, pflegt Stephan Tawin Schulungskonzepte, überprüft die Datenschutzpraktiken innerhalb der Gruppe und begleitet die Bewertung und Aufarbeitung von Datenschutzvorfällen im Rahmen des zentralen Incident Managements. Zu seinen Aufgaben zählt außerdem die strategische Betreuung von konzernweiten Projekten in unterschiedlichen Geschäftsbereichen und die Bereitstellung einer zentralen Datenschutzmanagement-Software, um Dokumentationsanforderungen zu erfüllen. In enger Zusammenarbeit mit den Fachbereichen Group Compliance und Legal Affairs trägt er dazu bei, ein einheitliches Datenschutzniveau im Konzern sicherzustellen – eine Aufgabe, für die Stephan Tawin die Datenschutzmanagement-Software von caralegal nutzt.

Lösung

caralegal – maßgeschneiderte Lösungen für komplexe Organisations­strukturen

caralegals Privacy Solution Platform ermöglicht es unter anderem, alle Nachweispflichten datenschutzrechtlich sauber zu dokumentieren. Zudem ermöglicht die Software über die Organisationsgrenzen hinweg eine effiziente Steuerung der Datenschutz-Compliance und gewährleistet diese – beste Gründe also, warum Stephan Tawin bei der Wahl einer Datenschutzmanagement-Software auf caralegal setzt.

© ProSiebenSat.1 Media SE
„Die Entscheidung für caralegal fiel aufgrund der maßgeschneiderten Lösungen für komplexe Organisationsstrukturen, wie sie in unserem Konzern mit diversen Segmenten und Gesellschaften gegeben sind.“
Stephan Tawin
Konzerndatenschutzbeauftragter der ProSiebenSat.1 Media SE


Zusätzlich erlaubt caralegal ein einheitliches Dokumentationsniveau über die Gesellschaften hinweg, eine einfache Handhabung durch die Fachbereiche, Kommunikation direkt im Tool durch Zuweisung und Nachfassen von Aufgaben sowie Kommentarfunktionen. Mit caralegal können sich Stephan Tawin und sein Team auch darauf verlassen, dass die Datenschutzdokumentation regelmäßig auf ihre Aktualität hin überprüft wird.

Für eine reibungslose Integration von caralegal in die komplexe Konzernstruktur sorgte ein phasenweises Migrationsprojekt, das innerhalb von neun Monaten erfolgreich abgeschlossen wurde. Schrittweise nahm man alle Bereiche mit an Bord und führte Schulungen für Anwender:innen und Fachexpert:innen durch.

„Die Einführung der Datenschutzmanagement-Software caralegal in unserer Gruppe war ein bedeutsamer Schritt, der durch einen Beschluss zur verpflichtenden Nutzung untermauert wurde.“


Die Projektverantwortung lag dabei beim konzerninternen, technischen Dienstleister ProSiebenSat.1 Tech Solutions (PTS), dessen Expertise und Engagement maßgeblich zum Gelingen des Projekts beitrugen: Dank der engen Zusammenarbeit mit PTS konnten spezifische technische Anforderungen präzise definiert und umgesetzt werden – so wurde eine optimale Funktionalität und Integration der Software gewährleistet. Auch die Problematik der unterschiedlichen Dokumentationsstile konnte so gelöst werden: innerhalb der vielfältigen Verarbeitungsszenarien des Konzerns und seinen Gesellschaften wurden diese erfolgreich vereinheitlicht.

„Die Resonanz aus den Fachbereichen und Tochtergesellschaften ist durchgängig positiv. Besonders hervorgehoben wird die intuitive Bedienung von caralegal sowie die deutliche Vereinfachung der Arbeitsabläufe, die sich bereits abzeichnet.“


Erfolg – jetzt und in Zukunft

Datenschutz mit caralegal: Einfacher, effektiver und qualitativ hochwertig

Die Implementierung von caralegal hat die Handhabung und Überwachung der Dokumentationspflichten laut Stephan Tawin maßgeblich verbessert. Mit caralegal können alle wichtigen Informationen strukturiert und zentral erfasst werden, was die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Datenschutzdokumentation im gesamten Konzern erhöht. Gleichzeitig hat sich durch caralegal die Kontrolle und Dokumentation der Datenverarbeitungsvorgänge auf betrieblicher Ebene stark vereinfacht.

Besonders hervorheben möchte Konzerndatenschutzbeauftragter Stephan Tawin die in caralegal integrierte direkte Kommunikationsfunktion und das Aufgabenmanagement, welche die Effektivität im Datenschutzmanagement deutlich steigern. Die Hilfefunktion bietet dabei intuitive Unterstützung bei der Dokumentation.

„Der entscheidende Vorteil von caralegal liegt in der zentralen Dokumentationsfunktion, die eine effiziente Verwaltung und ein reibungsloses Reporting ermöglicht, wodurch die Einhaltung von Datenschutzvorschriften erheblich erleichtert wird.“


All diese Features steigern nicht nur die Effizienz des Datenschutzmanagements, sondern verbessern auch die Qualität der Datenschutzprozesse im Unternehmen – heute und in Zukunft.

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