Einleitung
”Ready for Check-In” oder: Wie es zur Zusammenarbeit zwischen dem BER und caralegal kam
Vom Flugbetrieb über die Passagierabfertigung bis zu verschiedenen Einkaufsmöglichkeiten: Lars Glowinski überwacht als Datenschutzbeauftragter die Einhaltung der Datenschutzstandards am Flughafen Berlin Brandenburg Willy Brandt, der im Oktober 2020 eröffnet worden ist. Davor war er bereits Datenschutzbeauftragter an den Flughäfen Berlin-Schönefeld und Berlin Tegel und kann auf über ein Jahrzehnt Erfahrung rund um den Datenschutz an Flughäfen zurückblicken.
Wenn es um Fragen und Herausforderungen zum Thema Datenschutz am BER geht, ist Lars Glowinski die zentrale Instanz. Aufgrund des immer größer werdenden Datenvolumens und der verschärften gesetzlichen Anforderungen sah er sich mit der Aufgabe konfrontiert, eine Datenschutzmanagement-Lösung zu finden, die sowohl effizient als auch benutzerfreundlich ist und es ermöglicht, die Aufgabe Datenschutz auf mehreren Schultern zu verteilen.
„Wir suchten nach einem Tool, das uns hilft, von der bisherigen Excel-Listen-Lösung wegzukommen und ein dezentrales Datenschutzmanagement ermöglicht.“
Lars Glowinski
Datenschutzbeauftragter des BER
Die Wahl fiel auf caralegal, da die Datenschutzmanagement-Software eine dezentrale, gemeinsame fachbereichsübergreifende Datenverarbeitung ermöglicht und einen strukturierten, ganzheitlichen Prozess zur Identifikation, Bewertung und Behandlung von Risiken bietet.
Herausforderung
”Go to Gate” oder: Die Herausforderung der wachsenden Komplexität im Datenschutz
Der Flughafen BER verarbeitet große Mengen an personenbezogenen Daten, die von Fluggastinformationen bis hin zu den Daten der Mitarbeitenden reichen. Vor der Implementierung von caralegal lagen die Datenschutzprozesse des Flughafens in wenigen Händen. Das Ziel sei es gewesen, erzählt Glowinski, die konkreten Aufgaben in den Verantwortungsbereichen zu verteilen und auf eine Weise zu verankern, dass die Fachbereiche qualifizierte Informationen strukturiert erfassen und bereitstellen können – eine Herausforderung, die mit caralegal gelungen umgesetzt werden konnte.
Der Datenschutzbeauftragte des BER sieht in der Dezentralisierung des Datenschutzmanagements mithilfe von caralegal gleich zwei wichtige Vorteile:
KollegInnen aus den Fachabteilungen, die nicht über das detaillierte Know-how eines Datenschutzexperten wie Lars Glowinski verfügen, erhalten innerhalb der Software schnell einen guten Überblick, wie sie bei der Dokumentation von Datenverarbeitungsvorgängen vorgehen müssen.
Die Software listet genau auf, wo bestimmte personenbezogene Informationen hinterlegt sind, sodass Betroffenenanfragen oder behördliche Auskünfte einfach, zielgerichtet und strukturiert beantwortet werden können.
Die caralegal-Lösung bietet dem Flughafen BER automatisierte Workflows, Strukturierung sowie eine Verknüpfung der gesamten Datenschutzdokumentation. Ferner sorgt die intuitive Benutzerführung dafür, dass die Fachbereiche mit dem Datenschutzbeauftragten produktiv zusammenarbeiten können.
Lösung
”Ready for departure” oder: Warum caralegal für den BER die richtige Wahl ist
Die Entscheidung für eine Zusammenarbeit mit caralegal wurde nicht nur aufgrund der durchdachten, praktischen und vielseitigen Funktionen getroffen. Ein weiterer Grund kam hinzu: Die Arbeitsweise von caralegal sei vergleichbar mit dem bisherigen Ansatz des Datenschutzmanagements bei der Flughafengesellschaft.
„Herangehensweise, Systemaufbau und Denkweise des Systems [caralegal] sind vergleichbar mit unserer Denkweise. Daher konnten wir unseren Datenbestand recht einfach in die Gedankenwelt von caralegal übersetzen“ so Lars Glowinski.
Viele andere Datenschutzmanagement-Systeme gehen eher von der Frage aus: „Wer ist betroffen?“, also zum Beispiel die PassagierInnen, um ein Datenschutzmanagement zu gestalten.
Für den Datenschutz am Flughafen stehen aber mehr die datenschutzbezogenen Handlungen der PassagierInnen und des Flughafens im Fokus, etwa das Surfen auf der BER-Webseite, das Scannen von Flugtickets oder der Gang durch den videoüberwachten Flughafen. Das ist eine praxisnahe Herangehensweise an das Datenschutzmanagement.
Drei Kernelemente der Software sind laut Lars Glowinski hervorzuheben:
1.
die Verwaltung von Verarbeitungstätigkeiten und die Vorgabe der Punkte, die es zu erfassen gilt;
2.
die Einschätzung weiterer Aspekte durch caralegal, zum Beispiel ob eine Datenschutzfolgenabschätzung nötig ist oder nicht;
3.
die Dokumentation von Verstößen oder von Anfragen.
Als strukturierte Datenschutzmanagement-Software ermöglicht es caralegal, Aufgaben zuzuweisen, diese in den Fachbereichen zu verteilen und innerhalb des Systems miteinander zu kommunizieren. Zudem führt sie die Mitarbeitenden durch die Datenschutzprozesse.
Und wie verlief der Umstieg auf caralegal?
Die Datenübernahme habe reibungslos funktioniert, erinnert sich Lars Glowinski, auch wenn an der ein oder anderen Stelle aufgrund des vorliegenden Datenbestandes sowie einiger anderer Anpassungen im System nachjustiert werden musste.
Die hervorragende Unterstützung durch das caralegal-Team habe die Implementierung der Software sehr erleichtert. Zukünftig werde die Arbeit mit caralegal die Transparenz des Datenschutzmanagements innerhalb der eigenen Teams erhöhen und das Bewusstsein für Datenschutz weiter stärken, ist er sich sicher.
Ausblick
”Welcome to BER Airport” oder: Die Datenschutz-Reise geht weiter
Den Flughafen BER sieht Lars Glowinski in puncto Datenschutz nun gut positioniert, um den sich stetig ändernden Datenschutzanforderungen gerecht zu werden – und caralegal wird weiterhin eine zentrale Rolle spielen, indem Updates und neue Funktionen den Datenschutz am Flughafen stetig weiterentwickeln und vorantreiben.
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