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Case Study – BER

Datenschutz im Aufwind:
Wie caralegal hilft, den Datenschutz am Flughafen BER zu gestalten

Der Flughafen Berlin Brandenburg (BER) ist mehr als nur ein Verkehrsknotenpunkt. Er ist ein Tor zur Welt für viele Millionen Reisende pro Jahr und verfügt über ein entsprechend hohes Volumen an Datenströmen. Mit einem Aufkommen von rund 23 Millionen Passagier:innen und über 176.000 Flügen im Jahr werden täglich Tausende von Datenpunkten generiert. In dieser komplexen Umgebung hat Datenschutz am Flughafen BER oberste Priorität, um die personenbezogenen Daten der Passagier:innen und Mitarbeitenden zu schützen und den datenschutzrechtlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Über den Flughafen Berlin Brandenburg (BER):

Die Flughafen Berlin Brandenburg GmbH betreibt den Flughafen Berlin Brandenburg (BER) mit den Terminals 1 und 2. Eigentümer sind die Bundes­länder Berlin und Branden­burg sowie die Bundesrepublik Deutschland. Berlin ist der drittgrößte Flughafenstandort in Deutschland. Wesentliche Aufgabe der Flughafengesellschaft ist es, den Flug­verkehr der Hauptstadtregion sicher und reibungsarm abzuwickeln. Im Jahr 2023 nutzten 23,07 Millionen Passagiere den BER.

Branchen

Luftfahrt

Unternehmensgröße

>2.000

Standort

Hauptstadtregion Berlin Brandenburg

Einleitung

”Ready for Check-In” oder: Wie es zur Zusammenarbeit zwischen dem BER und caralegal kam

Vom Flugbetrieb über die Passagierabfertigung bis zu verschiedenen Einkaufsmöglichkeiten: Lars Glowinski überwacht als Datenschutz­beauftragter die Einhaltung der Datenschutzstandards am Flughafen Berlin Brandenburg Willy Brandt, der im Oktober 2020 eröffnet worden ist. Davor war er bereits Datenschutzbeauftragter an den Flughäfen Berlin-Schönefeld und Berlin Tegel und kann auf über ein Jahrzehnt Erfahrung rund um den Datenschutz an Flughäfen zurückblicken. Wenn es um Fragen und Herausforderungen zum Thema Datenschutz am BER geht, ist Lars Glowinski die zentrale Instanz. Aufgrund des immer größer werdenden Datenvolumens und der verschärften gesetzlichen Anforderungen sah er sich mit der Aufgabe konfrontiert, eine Datenschutzmanagement-Lösung zu finden, die sowohl effizient als auch benutzerfreundlich ist und es ermöglicht, die Aufgabe Datenschutz auf mehreren Schultern zu verteilen.

© Flughafen Berlin Brandenburg (BER)
„Wir suchten nach einem Tool, das uns hilft, von der bisherigen Excel-Listen-Lösung wegzukommen und ein dezentrales Datenschutz­management ermöglicht“
Lars Glowinski
Datenschutzbeauftragter des BER


Die Wahl fiel auf caralegal, da die Datenschutzmanagement-Software eine dezentrale, gemeinsame fachbereichsübergreifende Datenverarbeitung ermöglicht und einen strukturierten, ganzheitlichen Prozess zur Identifikation, Bewertung und Behandlung von Risiken bietet.

Herausfordernug

”Go to Gate” oder: Die Herausforderung der wachsenden Komplexität im Datenschutz

Der Flughafen BER verarbeitet große Mengen an personenbezogenen Daten, die von Fluggastinformationen bis hin zu den Daten der Mitarbeitenden reichen. Vor der Implementierung von caralegal lagen die Datenschutzprozesse des Flughafens in wenigen Händen. Das Ziel sei es gewesen, erzählt Glowinski, die konkreten Aufgaben in den Verantwortungsbereichen zu verteilen und auf eine Weise zu verankern, dass die Fachbereiche qualifizierte Informationen strukturiert erfassen und bereitstellen können – eine Herausforderung, die mit caralegal gelungen umgesetzt werden konnte.

Der Datenschutzbeauftragte des BER sieht in der Dezentralisierung des Datenschutzmanagements mithilfe von caralegal gleich zwei wichtige Vorteile:

1.

Kolleg:innen aus den Fachabteilungen, die nicht über das detaillierte Know-how eines Datenschutzexperten wie Lars Glowinski verfügen, erhalten innerhalb der Software schnell einen guten Überblick, wie sie bei der Dokumentation von Datenverarbeitungsvorgängen vorgehen müssen.

2.

Die Software listet genau auf, wo bestimmte personenbezogene Informationen hinterlegt sind, sodass Betroffenenanfragen oder behördliche Auskünfte einfach, zielgerichtet und strukturiert beantwortet werden können.

Die caralegal-Lösung bietet dem Flughafen BER automatisierte Workflows, Strukturierung sowie eine Verknüpfung der gesamten Datenschutzdokumentation. Ferner sorgt die intuitive Benutzerführung dafür, dass die Fachbereiche mit dem Datenschutzbeauftragten produktiv zusammenarbeiten können.

Lösung

”Ready for departure” oder: Warum caralegal für den BER die richtige Wahl ist

Die Entscheidung für eine Zusammenarbeit mit caralegal wurde nicht nur aufgrund der durchdachten, praktischen und vielseitigen Funktionen getroffen. Ein weiterer Grund kam hinzu: Die Arbeitsweise von caralegal sei vergleichbar mit dem bisherigen Ansatz des Datenschutzmanagements bei der Flughafengesellschaft.

„Herangehensweise, Systemaufbau und Denkweise des Systems [caralegal] sind vergleichbar mit unserer Denkweise. Daher konnten wir unseren Datenbestand recht einfach in die Gedankenwelt von caralegal übersetzen“
so Lars Glowinski.


Viele andere Datenschutzmanagement-Systeme gehen eher von der Frage aus: „Wer ist betroffen?“, also zum Beispiel die Passagier:innen, um ein Datenschutzmanagement zu gestalten. Für den Datenschutz am Flughafen stehen aber mehr die datenschutzbezogenen Handlungen der Passagier:innen und des Flughafens im Fokus, etwa das Surfen auf der BER-Webseite, das Scannen von Flugtickets oder der Gang durch den videoüberwachten Flughafen. Das ist eine praxisnahe Herangehensweise an das Datenschutzmanagement.

Drei Kernelemente der Software sind laut Lars Glowinski hervorzuheben:

1.

die Verwaltung von Verarbeitungstätigkeiten und die Vorgabe der Punkte, die es zu erfassen gilt;

2.

die Einschätzung weiterer Aspekte durch caralegal, zum Beispiel ob eine Datenschutzfolgenabschätzung nötig ist oder nicht;

3.

die Dokumentation von Verstößen oder von Anfragen.

Als strukturierte Datenschutzmanagement-Software ermöglicht es caralegal, Aufgaben zuzuweisen, diese in den Fachbereichen zu verteilen und innerhalb des Systems miteinander zu kommunizieren. Zudem führt sie die Mitarbeitenden durch die Datenschutzprozesse.

Und wie verlief der Umstieg auf caralegal? Die Datenübernahme habe reibungslos funktioniert, erinnert sich Lars Glowinski, auch wenn an der ein oder anderen Stelle aufgrund des vorliegenden Datenbestandes sowie einiger anderer Anpassungen im System nachjustiert werden musste. Die hervorragende Unterstützung durch das caralegal-Team habe die Implementierung der Software sehr erleichtert. Zukünftig werde die Arbeit mit caralegal die Transparenz des Datenschutzmanagements innerhalb der eigenen Teams erhöhen und das Bewusstsein für Datenschutz weiter stärken, ist er sich sicher.

”Welcome to BER Airport” oder: Die Datenschutz-Reise geht weiter

Den Flughafen BER sieht Lars Glowinski in puncto Datenschutz nun gut positioniert, um den sich stetig ändernden Datenschutzanforderungen gerecht zu werden – und caralegal wird weiterhin eine zentrale Rolle spielen, indem Updates und neue Funktionen den Datenschutz am Flughafen stetig weiterentwickeln und vorantreiben.

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