So gelingt Enterprise Datenschutzmanagement: Bilfinger vertraut auf caralegal

Einleitung

Herausforderung

Vor der Einführung von caralegal nutzte Bilfinger ein anderes Datenschutzmanagementsystem. Dieses erwies sich jedoch für viele AnwenderInnen im Unternehmen eher als Belastung statt als Unterstützung.

Zwar war die Komplexität des Systems für Thomas Stutz als erfahrenen IT-Strategen mit großem Aufwand steuerbar, doch gerade für die DatenschutzkoordinatorInnen, die den Datenschutz in ihrer Legaleinheit nebenbei managen, war das System zu kompliziert, unübersichtlich und wenig intuitiv in der Anwendung.

Besonders problematisch war, dass die Kommunikation und die Aufgabensteuerung mit den DatenschutzkoordinatorInnen hauptsächlich per E-Mail lief, da das damalige System keine effektive Kollaboration im Tool selbst ermöglichte. Zudem fehlte eine klare Übersicht über Risiken und Verantwortlichkeiten, was die strategische Steuerung des Datenschutzes zusätzlich erschwerte und eine Integration in vor- und nachgelagerte Systeme war nicht wirklich möglich.

Für Bilfinger war das keine optimale Ausgangslage, die nun nach einer neuen, passenden Lösung verlangte.

Lösung

Der Weg zu caralegal begann mit ersten Kontakten auf Datenschutzkonferenzen. Nach dem positiven ersten Eindruck folgte ein strukturiertes Auswahlverfahren, bei dem mehrere Anbieter eingehend geprüft wurden.

Letztlich überzeugte caralegal nicht nur durch seine moderne und intuitive Oberfläche, sondern auch durch zahlreiche Funktionen, die auf die besonderen Datenschutz-Anforderungen eines global agierenden Unternehmens zugeschnitten sind.

Bernadette Zierz bringt es prägnant auf den Punkt:

Ein weiterer Vorteil von caralegal liegt für Thomas Stutz in der Nutzung von Single Sign-On und der Einbindung in SCIM. Damit werden Benutzerprofile automatisch mit den Organisationsstrukturen synchronisiert. Im Vergleich zur bisherigen manuellen Pflege der Nutzerprofile bedeutet dies für Bilfinger eine erhebliche Zeitersparnis.

Auch die verbesserte Kollaboration war ein wichtiges Entscheidungskriterium: Aufgaben und Abstimmungen können nun direkt in caralegal verteilt und dokumentiert werden, was den bisherigen, parallelen zeitaufwendigen E-Mail-Verkehr und die Aufgabensteuerung ablöst und die Datenschutz-Prozesse deutlich vereinfacht.

Thomas Stutz fasst es so zusammen:

Ausblick

Bilfinger sieht caralegal nicht nur als starken Partner im Datenschutz, sondern plant auch, die Lösung künftig zur Abbildung allgemeiner IT-Risiken einzusetzen. Damit möchte das Unternehmen die Synergien zwischen Datenschutz- und IT-Risikomanagement weiter nutzen und Prozesse strategisch zusammenführen. Auch beim aktuellen Thema KI-Compliance setzt Bilfinger bereits auf den caralegal AI Flow, um neue regulatorische Anforderungen effizient umzusetzen und Risiken zu bewerten.

Bernadette Zierz führt aus, dass caralegal nicht nur eine digitale Lösung bietet, sondern durch die Verbindung zur Kanzlei Schürmann, Rosenthal, Dreyer auch die rechtliche Expertise im Hintergrund bereithält. Gerade bei dynamischen Themen wie der KI-VO sei dies ein unschätzbarer Vorteil.

Mit caralegal gestaltet Bilfinger seine Datenschutzprozesse weltweit nicht nur rechtskonform, sondern auch zukunftsorientiert und strategisch - und stärkt so seine Position als internationaler Industriedienstleister mit höchsten datenregulatorischen Standards.