Datenschutzmanagement-System im Unternehmen

Ein Datenschutzmanagement-System (DSMS) ist klar abzugrenzen von den Begriffen Datenschutzmanagement (DSM) und Datenschutzmanagement-Software: Während das Datenschutzmanagement den internen Leitfaden eines Unternehmens darstellt, wie mit personenbezogenen Daten umzugehen ist, und eine Datenschutzmanagement-Software die digitale und transparente Lösung ist, die alle Datenschutzprozesse in einem Tool bündelt, verstehen wir unter einem Datenschutzmanagement-System im Allgemeinen alle systematischen, überwachenden, kontrollierenden oder planenden Maßnahmen, Regelungen und Handlungen zur Umsetzung des unternehmensweiten Datenschutzes – das könnte lediglich auch eine strukturierte Dokumentenablage auf dem Server sein.

Seit der Einführung der DSGVO haben sich eine Reihe von Best Practices entwickelt, um die Anforderungen aus dieser umzusetzen. Erfahrungsgemäß verwenden viele Unternehmen Excel- und Word-Dokumente, um ihren Rechenschafts- und Nachweispflichten nachzukommen, hinter deren Verwendung sich allerdings prozessuale Herausforderungen verbergen. Die allgemein gängige Praxis fördert eine dezentrale Dokumentation und dadurch eine höhere Intransparenz in allen datenschutzrelevanten Strukturen. Gleichzeitig kann eine klare Verantwortlichkeit nicht immer aufgezeigt werden.

Damit ist nicht nur die konstante Sichtung und Aktualisierung aller Dokumente mit hohem zeitlichen Aufwand verbunden, gleichzeitig erhöht sich auch die Fehlerquote und die operative Belastung der oder des Datenschutzbeauftragten und -verantwortlichen. Eine Datenschutzmanagement-Software kann hier Abhilfe schaffen.

Eine Datenschutzmanagement-Software kommt häufig zum Einsatz, um alle Datenschutzprozesse im Unternehmen zu digitalisieren, optimieren und so effizient wie möglich zu gestalten. Die Software bietet heute nicht nur einheitliche Strukturen und eine übersichtliche Organisationsverwaltung, sondern häufig auch integrierte Berechtigungskonzepte, Exportfunktionen, Rechtsberatung und -sicherheit.

Durch die strengen Anforderungen der DSGVO und die komplexen Strukturen bei der Datenschutzverarbeitung im Unternehmen, ist der Einsatz einer Datenschutzmanagement-Software absolut empfehlenswert. Sie unterstützt und entlastet die verantwortliche Person für Datenschutz eines Betriebs sowie alle Fachbereiche, die personenbezogenen Daten verarbeiten und schafft dadurch eine effiziente Datenschutz Compliance.

Mit einer Datenschutzmanagement-Software werden alle relevanten Inhalte in einem Tool digitalisiert, synchronisiert und zentralisiert. Dies führt wiederum zu einer Minimierung des Arbeitsaufwands und einer geringeren Fehleranfälligkeit, erleichtert die Prüfung der Datenschutz Compliance und unterstützt bei der Erstellung detailreicher Risikoanalysen. Der Einsatz einer Datenschutzmanagement-Software wird von der DSGVO zudem ausdrücklich als bußgeldminderndes Merkmal berücksichtigt.

Mit einer DSMS-Software haben Sie ein Tool für alles und stets den Überblick – und dafür werden Sie Ihre Kolleg:innen lieben. Denn: Eine Datenschutzmanagement-Software ist ein absolutes Plus für die Team-Performance. Datenschutzanfragen und Workflows lassen sich mit einer Softwarelösung viel schneller und einfacher abwickeln:

Dennis Kurpierz

Co-Founder & COO von caralegal

Dennis Kurpierz ist Mitgründer und Chief Operating Officer von caralegal und kennt durch seine langjährige Erfahrung als Senior Consultant und Lead Project Manager bei der ISiCO Datenschutz GmbH die Kundenbedürfnisse sowie Pain Points und Herausforderungen im Datenschutzmanagement. Als Product Owner setzt er dieses Fachwissen in der Produktentwicklung von caralegal um.