Zweck und Geltungsbereich
Legen Sie fest, welchen Zweck Ihre KI-Richtlinie verfolgt – zum Beispiel den sicheren, rechtskonformen und ethischen Einsatz von KI. Definieren Sie außerdem den Geltungsbereich: Welche Abteilungen, Prozesse und KI-Systeme sind betroffen? Erstellen Sie eine Bestandsaufnahme bestehender und geplanter KI-Anwendungen, um mögliche Grauzonen oder Schatten-KI zu vermeiden.
Klare Begriffsbestimmungen
Definieren Sie, was in Ihrem Unternehmen als KI-System gilt. Begriffe wie Hochrisiko-KI, generative KI, Machine Learning oder Trainingsdaten sollten eindeutig erklärt sein. So stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden die Richtlinie einheitlich verstehen und korrekt anwenden.
Rollen und Verantwortlichkeiten
Bestimmen Sie, wer für den sicheren Einsatz und die Überwachung von KI verantwortlich ist. Gibt es eine KI-Compliance-Beauftragte, fällt es in den Verantwortungsbereich des Datenschutzbeauftragten oder existiert ein interdisziplinäres KI-Gremium? Wer genehmigt neue KI-Tools? Jede Abteilung sollte ihre genutzten KI-Systeme dokumentieren und nur nach Freigabe einsetzen. Die Geschäftsführung trägt die Gesamtverantwortung und sollte dies mit einer formalen Bestätigung der Richtlinie unterstreichen.
Ethische Grundsätze
Formulieren Sie Leitlinien für den verantwortungsvollen KI-Einsatz. Wichtige Prinzipien sind Fairness, Transparenz, Sicherheit und Nichtdiskriminierung. Stellen Sie sicher, dass KI keine ungerechten oder unethischen Entscheidungen trifft und Menschen immer eine kontrollierende Rolle (Human-in-the-Loop-Prinzip) behalten.
Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
Ihre Richtlinie muss sicherstellen, dass die KI-VO und andere relevante Gesetze eingehalten werden. Definieren Sie rechtliche Do’s and Don’ts, etwa zur Nutzung personenbezogener Daten oder zu Transparenzpflichten bei KI-generierten Inhalten. Führen Sie vor dem Einsatz neuer KI-Systeme eine Risikobewertung durch, um Hochrisiko-Anwendungen frühzeitig zu identifizieren.
Berücksichtigung des Datenschutzes
Legen Sie fest, welche Daten für KI-Anwendungen genutzt werden dürfen und wie sie geschützt werden. Müssen Daten anonymisiert oder pseudonymisiert werden? Welche Sicherheitsmaßnahmen verhindern unbefugten Zugriff oder Datenlecks? Eine klare Regelung hilft dabei, Datenschutzverstöße zu vermeiden.
Schutz von Betriebsgeheimnissen und Vertraulichkeit
Definieren Sie, welche Informationen als vertraulich gelten (z. B. Kundenlisten, Entwicklungspläne) und wie sie geschützt werden. Klären Sie, dass keine sensiblen Daten in externe KI-Tools eingegeben werden dürfen. Ergänzen Sie ggf. eine Vertraulichkeitserklärung für Mitarbeitende und legen Sie Konsequenzen bei Verstößen fest.
Umgang mit KI-generierten Inhalten
Wer besitzt die Rechte an von KI erstellten Texten, Bildern oder Codes? Legen Sie fest, dass Mitarbeitende KI-Outputs auf rechtliche Risiken prüfen und gegebenenfalls kennzeichnen. Wenn Ihr Unternehmen eigene KI-Modelle entwickelt, definieren Sie Maßnahmen zum Schutz geistigen Eigentums.
Schulungen und Sensibilisierung
Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden regelmäßig zu KI-Risiken und Compliance-Regeln. Workshops, Webinare oder E-Learning-Module helfen, das Bewusstsein für den sicheren KI-Einsatz zu schärfen. Neue Mitarbeitende sollten bereits im Onboarding über die KI-Richtlinie informiert werden.
Implementierung, Kontrolle und Aktualisierung der KI-Richtlinie
Legen Sie fest, wie und wann Ihre KI-Richtlinie überprüft und aktualisiert wird. Integrieren Sie sie in bestehende Compliance-Prozesse, z. B. mit regelmäßigen Audits und internen Meldesystemen für neue KI-Anwendungen. Definieren Sie klare Konsequenzen bei Verstößen, um die Einhaltung sicherzustellen.
Bestandsaufnahme und Risikoanalyse
Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über alle genutzten und geplanten KI-Anwendungen in Ihrem Unternehmen. Oft werden KI-Tools in einzelnen Abteilungen verwendet, ohne dass IT oder Compliance davon wissen. Analysieren Sie potenzielle Risiken: Werden personenbezogene Daten verarbeitet? Gibt es Hochrisiko-KI gemäß KI-VO? Diese Bestandsaufnahme hilft Ihnen, eine maßgeschneiderte KI-Richtlinie zu entwickeln.
Stakeholder einbinden und KI-Richtlinie entwickeln
Stellen Sie ein interdisziplinäres Team zusammen, das rechtliche, technische und organisatorische Expertise für die Entwicklung und den Rollout der KI-Richtlinie mitbringt. In gemeinsamen Workshops definieren Sie klare, verständliche Regeln und beziehen bestehende Unternehmensrichtlinien mit ein. So schaffen Sie eine praxisnahe Richtlinie, die in den Arbeitsalltag passt.
Management-Buy-in einholen
Lassen Sie die Richtlinie unter den Gesichtspunkten der KI-Verordnung juristisch prüfen, um sicherzustellen, dass sie alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt. Gleichzeitig sollten Sie das Management frühzeitig einbinden – denn eine Richtlinie ist nur dann wirksam, wenn die Unternehmensführung ihre Bedeutung klar kommuniziert und aktiv unterstützt.
Kommunikation und Schulung
Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden umfassend über die neue Richtlinie. Nutzen Sie Workshops, E-Learnings oder interaktive Trainings, um sicherzustellen, dass alle die Vorgaben nicht nur kennen, sondern auch verstehen. Lassen Sie sich die Kenntnisnahme bestätigen, um die Verbindlichkeit zu gewährleisten.
Integration in Unternehmensprozesse
Verankern Sie die Richtlinie fest in Ihren Arbeitsabläufen. Implementieren Sie Freigabeprozesse für neue KI-Tools, Compliance-Checkpoints oder automatisierte Prüfmechanismen, damit KI-Compliance von Anfang an mitgedacht wird. Achten Sie darauf, dass Führungskräfte die Umsetzung in ihren Teams aktiv unterstützen.
Monitoring & kontinuierliche Verbesserung
Eine KI-Richtlinie ist kein statisches Dokument. Regelmäßige Audits, Mitarbeiter-Feedback und Updates bei neuen gesetzlichen Vorgaben sind wichtig, um ihre Wirksamkeit sicherzustellen. Planen Sie feste Review-Zyklen ein, um auf technologische und regulatorische Entwicklungen schnell reagieren zu können.
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