„Die Entscheidung für caralegal fiel aufgrund der maßgeschneiderten Lösungen für komplexe Organisations-strukturen, wie sie in unserem Konzern mit diversen Segmenten und Gesellschaften gegeben sind.“
„Die Entscheidung für caralegal fiel aufgrund der maßgeschneiderten Lösungen für komplexe Organisationsstrukturen, wie sie in unserem Konzern mit diversen Segmenten und Gesellschaften gegeben sind.“
ChatGPT: Chancen und Limits der Anwendung beim Datenschutz
ChatGPT kann für Datenschutzbeauftragte ein leistungsstarkes Werkzeug sein. Es unterstützt beim Strukturieren, Formulieren und Vergleichen komplexer Inhalte. Doch die Qualität der Ergebnisse hängt maßgeblich von der richtigen Eingabe ab. Die gute Nachricht: Mit dem einfachen Prinzip: Rolle, Kontext und Auftrag lässt sich das volle Potenzial ausschöpfen.
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie ChatGPT im Datenschutzalltag sicher und effizient nutzen, mit klaren Anweisungen, konkreten Beispielen und einem strukturierten Vorgehen.
ChatGPT, entwickelt von OpenAI, zählt auch 2025 zu den etabliertesten KI-Tools im Unternehmensumfeld. Mit der aktuellen Version GPT 5 (Stand August 2025) bietet es vielfältige Funktionen von Textgenerierung und Datenanalyse bis zur Unterstützung komplexer Workflows. Neben einer kostenlosen Version stehen mit ChatGPT Plus und Enterprise auch kostenpflichtige Varianten mit erweiterten Datenschutzfunktionen zur Verfügung.
Gerade im Datenschutz ergeben sich zahlreiche Anwendungsmöglichkeiten, etwa beim Entwurf von DSFA-Strukturen, der Formulierung von Informationspflichten oder der Erstellung von Schulungsunterlagen. Unsere Tests zeigen: ChatGPT kann dabei als wertvolle Assistenz fungieren, wenn der Einsatz strukturiert und verantwortungsbewusst erfolgt.
Die zentrale Frage lautet daher nicht mehr „Was kann ChatGPT?”, sondern: „Wie lässt es sich im Datenschutzalltag sinnvoll und sicher nutzen?”
Wo ChatGPT im Datenschutz heute wirklich hilft
Im Datenschutz zeigt ChatGPT seine Stärken überall dort, wo Struktur, Klarheit und erste Entwürfe gefragt sind. Besonders hilfreich ist das Modell in drei Bereichen:
1.
beim Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten,
2.
in der Vorbereitung einer Datenschutz-Folgenabschätzung und
3.
bei technischen und organisatorischen Maßnahmen.
Für VVTs liefert es die besten Ergebnisse auf Basis einer stabilen Vorlage. Es ergänzt fehlende Angaben, vereinheitlicht die Sprache und macht auf Unklarheiten aufmerksam. Ohne Vorlage entsteht zwar eine Rohstruktur, der Aufwand für die Nachbearbeitung ist jedoch deutlich höher.
Bei der Vorbereitung einer DSFA hilft ChatGPT, typische Risikofaktoren zu sammeln, Szenarien zu clustern und erste Maßnahmenvorschläge zu machen. Das schafft eine strukturierte Grundlage für die Entscheidung, ob und in welchem Umfang eine DSFA nötig ist. Die rechtliche Bewertung bleibt nach wie vor beim Menschen.
Auch bei TOM bringt ChatGPT Ordnung ins System: Es strukturiert bestehende Maßnahmen, erkennt Lücken, formuliert Bausteine und schlägt Prioritäten vor. So lassen sich Kataloge effizient überarbeiten und dokumentieren.
Allen drei Einsatzfeldern ist eines gemeinsam: ChatGPT beschleunigt den Einstieg, sorgt für Konsistenz und liefert bessere Ergebnisse, wenn Prompts klar formuliert und Vorlagen konsequent genutzt werden.
Damit ChatGPT allerdings wirklich weiterhilft, kommt es auf die richtige Anleitung an. Gute Prompts sind der Schlüssel. Besonders bewährt hat sich eine Vorgehensweise in drei Schritten:
1.
Rolle,
2.
Kontext und
3.
Auftrag.
ChatGPT Prompts für Datenschutz
Damit ChatGPT im Datenschutzalltag verlässliche Ergebnisse liefert, braucht es klare Anweisungen. Besonders bewährt hat sich der Dreischritt: Rolle, Kontext, Auftrag.
Die Rolle definiert die Perspektive, zum Beispiel ein/e Datenschutzbeauftragte/r. Der Kontext liefert relevante Infos wie Branche, Rechtsraum oder vorhandene Vorlagen. Der Auftrag beschreibt Ziel, Umfang und Format, etwa als Liste oder Tabelle. Wichtig ist auch, ChatGPT zu bitten, offene Punkte und Annahmen separat auszugeben.
Beispiel für das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
„Rolle: DPO. Kontext: EU DSGVO, keine personenbezogenen Daten, Nutzung unserer VVT-Vorlage. Auftrag: Ergänze die Felder für den Versand eines Newsletters. Ausgabe: Tabelle mit Zweck, Rechtsgrundlage, Datenkategorien etc. Nenne Annahmen separat.“
Für eine erste DSFA-Einschätzung
„Rolle: DPO. Kontext: mobiles App-Tracking. Auftrag: Liste DSFA-Indikatoren, bewerte Risiken, schlage Maßnahmen vor, gib Einschätzung zur DSFA-Pflicht. Ausgabe in kompakter Tabelle.“
Für TOM
„Rolle: DPO. Kontext: SaaS-CRM. Auftrag: Ordne Maßnahmen in organisatorisch und technisch, ergänze fehlende Punkte, mappe zu Art. 32 DSGVO, formuliere kurze Katalogtexte. Am Ende: Priorisierung.“
Diese zwei Grundregeln beim Prompten gelten immer:
1.
Keine personenbezogenen oder vertraulichen Daten in den Prompt und
2.
lieber mehrere präzise Prompts eingeben als einen überladenen.
Merke: Wer Rolle, Kontext und Auftrag sauber vorgibt, erhält strukturierte Entwürfe für VVT, DSFA oder TOM.
Praxisvergleich: VVT mit und ohne Vorlage
Unser Praxistest zeigt: Mit einer belastbaren Vorlage liefert ChatGPT konsistente Einträge für das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten. Fehlende Angaben werden markiert, Formulierungen passend ergänzt. Pflichtfelder wie Zweck, betroffene Personen, Datenkategorien, Empfänger, Rechtsgrundlage, Speicherdauer, Drittlandtransfer und TOM werden strukturiert ausgefüllt. Ein separater Abschnitt für Annahmen und offene Punkte macht Lücken sichtbar und erleichtert die Überprüfung. Auf diese Weise entsteht ein belastbarer Erstentwurf, der sich zügig prüfen und freigeben lässt.
Auch ohne Vorlage kann ChatGPT erste Strukturen entwerfen, allerdings sind Stil und Tiefe weniger einheitlich, und es bleibt mehr Nacharbeit. Dieser Ansatz eignet sich, wenn Prozesse neu erfasst werden. Für die Skalierung über viele Verarbeitungstätigkeiten hinweg empfiehlt sich jedoch ein einheitliches Template mit Glossar und Beispielzeilen. Wer zusätzlich einen einfachen Prüfpfad definiert, kann VVT, DSFA und TOM effizient miteinander abgleichen.
Den größten Effizienzgewinn erzielen Unternehmen, wenn die Vorlage einmal sauber aufgesetzt und anschließend systematisch genutzt wird. Damit Sie sofort starten können, stellen wir Ihnen ein praxiserprobtes VVT-Template von caralegal kostenlos zur Verfügung: Jetzt VVT-Excel-Vorlage herunterladen.
Um einen VVT-Eintrag mit ChatGPT zu erstellen, stellen wir Ihnen ein Promptbeispiel zur Verfügung, das Sie nach Ihren Bedürfnissen anpassen können:
Diesen Prompt können Sie verwenden:
Rolle: Datenschutzbeauftragte:r (DPO).
Kontext: EU/EWR, DSGVO (insb. Art. 30, 6, 9, 10, 28, 32). Branche: [BRANCHE]. Rechtsraum/Land: [LAND]. Vorlage: [NAME/IHRER-VVT-VORLAGE] – falls nicht vorhanden, Standard-Layout verwenden. WICHTIG: Keine personenbezogenen oder vertraulichen Daten; nur generische Platzhalter nutzen.
Auftrag: Erstelle einen vollständigen, konsistenten Eintrag für das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten zur Verarbeitung: “[VERARBEITUNGSTÄTIGKEIT]” (z. B. „Versand von Newslettern“). Nutze die genannte Vorlage; wenn nicht verfügbar, mappe auf ein Standard-Layout.
2) Abschnitt „Annahmen & offene Punkte“: alle Lücken als „TBD“ kennzeichnen, präzise Nachfragen formulieren.
3) Abschnitt „Validierungscheck“: Häkchenliste, ob alle Pflichtfelder nach Art. 30 befüllt und Zweck ↔ Rechtsgrundlage ↔ Datenkategorien ↔ Empfänger ↔ Speicherdauer konsistent sind. Bei Abweichungen: Warnhinweise.
Hinweise: - Knappe, wiederverwendbare Katalogtexte; keine Marketingfloskeln. - Wenn Informationen fehlen, triff minimale, konservative Annahmen und liste sie separat. - Lieber mehrere präzise Folgeprompts für Details als ein überladener Prompt.
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Wie gut ist ChatGPT im Datenschutz wirklich
Für VVT, DSFA und TOM liefert ChatGPT solide Erstentwürfe und bringt Ordnung in komplexe Informationen. Die Qualität steigt spürbar, sobald mit Vorlagen gearbeitet wird. Beim VVT schließt das Modell Lücken, vereinheitlicht die Sprache und kennzeichnet Annahmen für das Review. Im DSFA-Kontext hilft es, Risiken zu clustern und erste Maßnahmenvorschläge zu entwickeln. Bei TOM strukturiert es vorhandene Maßnahmen und erleichtert die Dokumentation.
Der Nutzen ist klar: ChatGPT beschleunigt die Erstellung von Rohtexten, harmonisiert Terminologie und unterstützt bei der Vorbereitung von Entscheidungen. Die rechtliche Bewertung und finale Freigabe bleiben in der Verantwortung des Teams.
Wer Rolle, Kontext und Format sauber vorgibt, reduziert Streuverluste und vermeidet Fehlinterpretationen. Halluzinationen sind selten, können aber vorkommen. Deshalb sind ein sorgfältiger Review, ein Quellenabgleich und die Dokumentation aller Annahmen unerlässlich. Nur so wird aus KI-Tempo verlässliche Qualität.
Datenschutzkonforme Nutzung: So setzen Unternehmen ChatGPT sicher ein
Für Unternehmen unterscheiden sich die ChatGPT-Angebote vor allem bei Datenschutz und Compliance. In den Business-Produkten von Open AI werden Eingaben und Ausgaben nicht für das Training verwendet. Bei Free und Plus ist das möglich, lässt sich aber in den Einstellungen deaktivieren. So lässt sich die geschäftliche klar von der privaten Nutzung abgrenzen.
ChatGPT Enterprise bietet zusätzliche Steuerungsmöglichkeiten: Administratorinnen und Administratoren können Aufbewahrungsfristen festlegen, Datenresidenz in Europa wählen und den Zugriff zentral verwalten. Hinzu kommen Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und ein Trust Portal.
Unabhängig vom Modell gilt: keine personenbezogenen Daten in die Eingabe, klare interne Richtlinien, menschliche Prüfung und regelmäßige Reviews. So eingerichtet, lässt sich ChatGPT als verlässliches und praxisnahes Tool für VVT, DSFA und TOM einsetzen.
Best Practices für den Umgang mit ChatGPT im Datenschutz
Ein sicherer und effizienter Einsatz beginnt mit klaren Zuständigkeiten, einer kurzen internen Richtlinie und definierten Anwendungsfällen. In einer geschützten Umgebung mit Admin-Kontrollen, Single-Sign-On und starker Authentifizierung lassen sich Chat-Verläufe und Zugriffsrechte gezielt steuern. Nur freigegebene Inhalte werden gespeichert.
Wichtig: personenbezogene Daten und Geschäftsgeheimnisse gehören nicht in Prompts.
Vorlagen sorgen für konsistente Ergebnisse: Ein VVT-Template, ein schlankes DSFA-Formular und eine klare TOM-Struktur sollten durch ein Glossar und Beispielzeilen ergänzt werden. Für die tägliche Nutzung hat sich der Dreischritt Rolle, Kontext, Auftrag bewährt: ChatGPT erstellt einen belastbaren Erstentwurf, das Team prüft, ergänzt Quellen und gibt frei.
Regelmäßige Erfolgskontrolle rundet den Einsatz ab. Metriken wie Durchlaufzeit, Nachbearbeitungsaufwand und Wiederverwendungsrate machen Fortschritte messbar. Eine kleine Prompt-Bibliothek fördert konsistente Ergebnisse im Arbeitsalltag.
Nicht vergessen: Wer KI-gestützte Tools wie ChatGPT einsetzt, muss laut KI-VO und je nach Einsatzbereich, auch nach DSGVO für eine angemessene Schulung der Mitarbeitenden sorgen. Nur so wird sichergestellt, dass KI verantwortungsvoll genutzt und Risiken richtig eingeschätzt werden.
Starten Sie direkt: das von unseren Legal & Compliance ExpertInnen entwickeltes, kostenlose KI-Schulungskonzept unterstützt Sie mit klaren Rollen, erprobten Inhalten und praktischen Tipps für die Umsetzung im Unternehmen.
Wie hilft ChatGPT im Datenschutz Zeit zu sparen?
Den größten Mehrwert bietet ChatGPT bei der Erstellung von Erstentwürfen und der Strukturierung komplexer Inhalte. Beim VVT sinkt der Aufwand spürbar, sobald mit einer belastbaren Vorlage gearbeitet wird: Das Modell füllt Pflichtfelder, vereinheitlicht Begriffe und kennzeichnet Lücken. In der Vorbereitung einer Datenschutz-Folgenabschätzung hilft es, typische Indikatoren, Risiken und Maßnahmen geordnet darzustellen. Bei TOM bringt es Struktur in heterogene Kataloge und macht fehlende Bausteine sichtbar.
Der Aufwand reduziert sich insbesondere dort, wo klare Templates, abgestimmte Prompts und eine gewisse Routine im Team vorhanden sind. Die größten Zeitgewinne entstehen in der Vorarbeit, also vor der rechtlichen Bewertung und finalen Freigabe. Genau hier schafft ChatGPT die Grundlage für fundierte Entscheidungen und konsistente Dokumentation.
Fazit: KI im Datenschutz - ja, aber mit klaren Rahmenbedingungen
ChatGPT hat das Potenzial, den Arbeitsalltag im Datenschutz deutlich zu erleichtern - vorausgesetzt, der Einsatz erfolgt methodisch, verantwortungsvoll und gut eingebettet in bestehende Prozesse. Die Technik allein bringt keinen Vorsprung. Erst in Verbindung mit Vorlagen, klaren Prompts, abgestimmten Rollen und einem strukturierten Review entfaltet sie ihren vollen Nutzen.
Was dabei zählt, ist nicht nur die Effizienz, sondern die Verlässlichkeit der Ergebnisse. Denn auch in einer zunehmend automatisierten Umgebung bleibt der Mensch in der Verantwortung für Qualität, Nachvollziehbarkeit und rechtliche Absicherung.
Wer den Einsatz von KI im Datenschutz strategisch angeht, schafft nicht nur mehr Tempo, sondern auch mehr Transparenz und Konsistenz in der täglichen Praxis. Damit das gelingt, braucht es nicht nur die richtigen Tools, sondern auch Wissen und Schulung. Unser KI-Schulungskonzept bietet Ihnen dafür einen praxisnahen Einstieg.
Björn Möller ist gelernter Wirtschaftsinformatiker und hat umfangreiche Erfahrung in der Entwicklung digitaler Produkte. Er hat an der Stanford University selbst an dem Einsatz Künstlicher Intelligenz gearbeitet. Er ist Geschäftsführer der caralegal GmbH, die Unternehmen neue Wege in der KI- und datenrechtlichen Compliance ermöglicht.
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