Immer up to date dank der Datenschutzsoftware caralegal

von Dennis Kurpierz, Co-Founder & COO

Was nutzen die ausgeklügeltsten Software-Funktionen, wenn Nutzerinnen und Nutzer nicht jederzeit über den aktuellsten Status, neue Änderungen oder Fristen ihrer Daten informiert sind. In caralegal wurde ein zuverlässiges Benachrichtigungssystem implementiert, dass alle Bereiche der Software abdeckt. Mit den Benachrichtigungen von caralegal haben Unternehmen so jederzeit die vollständige Übersicht im Datenschutzmanagement bietet.

Via individuell einstellbarer In-App oder E-Mail-Benachrichtigungen werden User beispielsweise zuverlässig darüber informiert, was zugeteilte und fällige Aufgaben, ablaufende Auftragsdatenverarbeitungsverträge oder mögliche veraltete Verarbeitungstätigkeiten betrifft. Auch wenn Schulungen anstehen oder neue Rechtsgrundlagen bestehen, informiert caralegal rechtzeitig. Darüber hinaus informiert die Datenschutzmanagement-Software nicht nur über Fristen bei Datenschutzvorfällen, Behörden- oder Betroffenenanfragen, sondern vereinfacht das Aufgabenmanagement dieser erheblich.

Die wichtigsten Fragen rund um die Benachrichtigungen in caralegal und wie diese im Datenschutzmanagement unterstützen, haben wir hier zusammengefasst:

Können Wiedervorlagen eingestellt werden, um das Datenschutzmanagement immer auf dem aktuellen Stand zu halten?

caralegal erinnert im individuell festgelegten Rhythmus an das Aktualisieren und Überarbeiten aller datenschutzrelevanter Dokumente. Ob auslaufende Dienstleisterverträge, Verarbeitungstätigkeiten oder technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) die Aktualität der technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) – für viele dieser Dokumente ist ein regelmäßiges Überprüfen maßgeblich für die Compliance im Unternehmen. 

Diese Wiedervorlagen können Nutzerinnen und Nutzer sich selbst oder auch anderen Teammitgliedern zuweisen. Im entsprechenden Rhythmus sendet die Software Erinnerungs-Benachrichtigungen und eine Mitteilung über die dazugehörige Aufgaben. Somit wird sichergestellt, dass die Datenschutz Dokumentation immer auf dem aktuellsten Stand ist.

Wie wird das Einhalten von Fristen im Datenschutz gewährleistet?

Das Einhalten von Fristen ist vor allem im Umgang mit Betroffenen- und Behördenanfragen und den Datenschutzbehörden einer der wichtigsten Aspekte für ein professionelles Datenschutzmanagement. Um sicherzustellen, dass diesbezügliche Aufgaben immer im vorgegebenen Zeitraum durchgeführt oder Dokumente und Nachweispflichten rechtzeitig übermittelt werden, sendet caralegal eine automatische Benachrichtigung sobald das angegebene Fälligkeitsdatum erreicht ist. Auch innerhalb des Teams vergebene Aufgaben können mit einer zeitlichen Frist versehen werden.

Wie funktioniert die Benachrichtigung innerhalb der Teamarbeit?

Die Zusammenarbeit mit anderen Teammitgliedern wird neben der softwareinternen Aufgabenmanagement- und Kommentarfunktion ebenfalls durch Benachrichtigungen erleichtert. Mit caralegal können Teamkolleginnen und -kollegen gleichzeitig und in Echtzeit an ein und demselben Projekt arbeiten: Sie werden sofort über Erwähnungen, Kommentare und zugeteilte Aufgaben zum Projekt benachrichtigt, sodass schnelles Reagieren ermöglicht wird und zeitaufwendige Statusprüfungen sowie Besprechungen wegfallen. 

Der allgemeine Workflow wird durch regelmäßige Statusbenachrichtigungen auch in den Fällen verbessert, wenn z.B. eine zugeteilte Verarbeitungstätigkeit fertiggestellt wurde und eine Überprüfung durch den oder die Datenschutzbeauftragte/n aussteht, ein neuer Dienstleister angelegt wird, Verträge fehlen, auslaufen oder freigegeben werden müssen.

Gibt es weitere Benachrichtigungen bei caralegal?

Bei sich ändernden Gesetzen und neuen rechtlichen Grundlagen, werden caralegal-User selbstverständlich ebenfalls über ihre bevorzugte Variante – In-App oder via E-Mail – benachrichtigt. Auch die Aufforderung zu der Teilnahme an obligatorischen Schulungen und Fortbildungen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, findet über die Software statt. Beim Verwenden der App unterstützen entsprechende Infoboxen bei der Anwendung und informieren über rechtliche Hintergründe.