Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) ist das Kernstück einer jeder Datenschutzdokumentation, das mit caralegal einfach und intuitiv erstellt sowie bearbeitet wird. Die Datenschutzmanagement-Software fungiert jedoch nicht nur als reine Dokumentenablage: caralegal ist eine intelligente Plattform, die alle relevanten Daten und Dokumente – so auch das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten – miteinander verknüpft und Unternehmen jederzeit rechtsberatend zur Seite steht. Durch den Export des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten in gängigen Dateiformaten, können Unternehmen ihrer Nachweispflicht, beispielsweise gegenüber Behörden, jederzeit nachkommen.

Verarbeitungstätigkeiten in caralegal anlegen

Jede Verarbeitungstätigkeit wird nach Art. 30 DSGVO angelegt. Hierbei unterstützt nicht nur die benutzerfreundliche Softwareoberfläche sondern auch die rechtsgeprüften Inhaltsvorgaben und assistierenden Hintergrundinformationen zum aktuellen Stand der Rechtsgrundlagen. Dadurch sparen datenschutzverantwortliche Personen nicht nur Zeit, sondern erfassen leicht verständlich alle Datenschutzprozesse und gewinnen einen strukturierten Blick über alle Verarbeitungstätigkeiten im Unternehmen.

Verknüpfungen innerhalber der Datenschutz-Software

Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) ist innerhalb der Software mehrfach verknüpft. So zum Beispiel auch mit der Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA). Ist bereits ein Verfahren im Rahmen der Erstellung des VVT angelegt worden, kann die DSFA auf die darin enthaltenen Eingaben automatisiert aufbauen. Bei der Dokumentation von Verarbeitungstätigkeiten kann ebenso direkt auf bestehende Dokumente zu technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) verwiesen werden, wodurch sowohl VVT als auch TOM sodann gegenseitig und in anderen Bereichen des Datenschutzmanagements berücksichtigt werden. Ebenso lässt sich das Dienstleistermanagement mit dem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten smart verknüpfen. Eine automatische Synchronisation stellt sicher, dass Informationen aktuell und konsistent gehalten werden und bspw. der Wechsel eines Dienstleisters auch im Verarbeitungsverzeichnis vermerkt ist.

Die Datenschutzmanagement-Software caralegal erleichtert Ihren Arbeitsalltag durch die intelligente Verknüpfung der Datenschutz-Dokumentation wie z.B. Verarbeitungstätigkeiten

Grundlegende Fragen zum Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) – Teil 1

Die darüber hinaus meistgestellten und grundlegenden Fragen zum Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten sind:

Warum müssen Unternehmen ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) erstellen?

Durch die Anforderungen in Art. 30 DSGVO ist jedes Unternehmen dazu verpflichtet, ein VVT zu führen. Liegt kein aktuelles oder nur unvollständiges VVT vor, stellt dies ein hohes Bußgeldrisiko dar.

Ausnahmen zur Pflicht für das Führen eines VVT sind sehr selten und in Art. 30 Abs. 5 DSGVO geregelt. Demnach gilt die Pflicht nicht, wenn ein Unternehmen weniger als 250 Mitarbeiter beschäftigt. Es sei denn,

  • die Datenverarbeitung birgt ein Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen,
  • die Datenverarbeitung erfolgt nicht nur gelegentlich
  • es erfolgt eine Verarbeitung besonderer Datenkategorien (Art. 9 Abs. 1 DSGVO) bzw. die Verarbeitung von personenbezogenen Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten im Sinne des Art. 10 DSGVO.

Beispiel: Ein Unternehmen mit 10 Mitarbeitern, das personenbezogene Daten regelmäßig durch einen Newsletterversand verarbeitet, muss unbedingt ein VVT anlegen und aktuell halten.

Welche Unternehmen müssen ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) führen?

Nach Art. 4 Nr. 2 DSGVO ist der Begriff “Verarbeiten” sehr genau definiert und lässt keinen Auslegungsspielraum. Ob “Erheben” oder “Erfassen”, “Bereitstellen” oder “Löschen” – das Gesetz zählt alle Vorgänge umfassend auf. Auch Auftragsverarbeiter oder deren Vertreter werden in Art. 30 Abs. 2 DSGVO explizit mit eingeschlossen. Das bedeutet, dass bspw. auch eine beauftragte Marketingagentur verpflichtet ist ein VVT zu führen, sofern sie die Auswertung der Webseitenanalyse durchführt.

Wer erstellt das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT)?

In der Regel wird ein VVT von Datenschutzbeauftragten und/oder Datenschutzkoordinatoren erstellt und verantwortet. In den meisten Fällen wird Unterstützung aus der jeweiligen Fachabteilung benötigt, um ein VVT überhaupt vollständig befüllen zu können. Somit ist der regelmäßige Austausch zwischen Fachabteilungen und Datenschutzbeauftragten besonders wichtig, um das VVT stets auf aktuellem Stand halten zu können.

Was muss ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) enthalten?

Nach Art. 30 Abs. 1 DSGVO müssen alle Verarbeitungstätigkeiten erfasst werden, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet und gespeichert werden. Unter einer Verarbeitungstätigkeit versteht sich jeder technische und/oder organisatorische Vorgang, bei dem personenbezogene Daten verarbeitet werden.