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Datenschutzmanagement-System im Unternehmen

von Dennis Kurpierz, Co-Founder & COO
17. Dezember 2020
3 Minuten
Alle in der EU tätigen Unternehmen unterliegen einer Vielzahl an datenschutzrechtlichen Vorgaben der DSGVO, die es zu erfüllen gilt. Diese Verpflichtungen betreffen inhaltliche Anforderungen an die Rechtmäßigkeit von Datenverarbeitungen sowie auch formale Verfahren wie bspw. die Dokumentations- und Informationspflichten.

Bei Nichteinhaltung dieser Pflichten drohen Unternehmen hohe Bußgelder, die neben schwerwiegenden wirtschaftlichen Schäden auch Imageschäden bedeuten können. In der Regel liegt die Verantwortung für die Einhaltung des Datenschutzes bei der Geschäftsführung und dem Vorstand eines Unternehmens.

Auch Rechtsabteilungen und/oder Datenschutzbeauftragte sind in die datenschutzrechtlichen Vorgänge involviert. Hierzu implementieren Unternehmen ein Datenschutzmanagement-System, um die Einhaltung und Umsetzung des Datenschutzes rechtlich und unternehmensübergreifend zu planen, sicherzustellen und zu dokumentieren.

Was ist ein Datenschutzmanagement-System und wie definiert es sich?

Ein Datenschutzmanagement-System (DSMS) ist klar abzugrenzen von den Begriffen Datenschutzmanagement (DSM) und Datenschutzmanagement-Software: Während das Datenschutzmanagement den internen Leitfaden eines Unternehmens darstellt, wie mit personenbezogenen Daten umzugehen ist und eine Datenschutzmanagement-Software die digitale und transparente Lösung ist, die alle Datenschutzprozesse in einem Tool bündelt, verstehen wir unter einem Datenschutzmanagement-System im allgemeinen alle systematischen, überwachenden, kontrollieren oder planenden Maßnahmen, Regelungen und Handlungen zur Umsetzung des unternehmensweiten Datenschutzes – das könnte lediglich auch eine strukturierte Dokumentenablage auf dem Server sein.
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Welche Nachteile hat manuell geführtes Datenschutzmanagement?

Seit der Einführung der DSGVO haben sich eine Reihe von Best Practices entwickelt, um die Anforderungen aus dieser umzusetzen. Erfahrungsgemäß verwenden viele Unternehmen Excel- und Word-Dokumente, um ihren Rechenschafts- und Nachweispflichten nachzukommen, hinter deren Verwendung sich allerdings prozessuale Herausforderungen verbergen. Die allgemein gängige Praxis fördert eine dezentrale Dokumentation und dadurch eine höhere Intransparenz in allen datenschutz-relevanten Strukturen. Gleichzeitig kann eine klare Verantwortlichkeit nicht immer aufgezeigt werden.

Damit ist nicht nur die konstante Sichtung und Aktualisierung aller Dokumente mit hohem zeitlichen Aufwand verbunden, gleichzeitig erhöht sich auch die Fehlerquote und die operative Belastung der oder des Datenschutzbeauftragten und -verantwortlichen. Eine Datenschutzmanagement-Software kann hier Abhilfe schaffen.

Was ist eine Datenschutzmanagement-Software und welche Vorteile bietet die Implementierung?

Eine Datenschutzmanagement-Software kommt häufig zum Einsatz, um alle Datenschutzprozesse im Unternehmen zu digitalisieren, optimieren und so effizient wie möglich zu gestalten. Die Software bietet heute nicht nur einheitliche Strukturen und eine übersichtliche Organisationsverwaltung, sondern häufig auch integrierte Berechtigungskonzepte, Exportfunktionen, Rechtsberatung und -sicherheit.

Durch die strengen Anforderungen der DSGVO und die komplexen Strukturen bei der Datenschutzverarbeitung im Unternehmen, ist der Einsatz einer Datenschutzmanagement-Software absolut empfehlenswert. Sie unterstützt und entlastet die verantwortliche Person für Datenschutz eines Betriebs sowie alle Fachbereiche, die personenbezogenen Daten verarbeiten und schafft dadurch eine effiziente Datenschutz Compliance.

Mit einer Datenschutzmanagement-Software werden alle relevanten Inhalte in einem Tool digitalisiert, synchronisiert und zentralisiert. Dies führt wiederum zu einer Minimierung des Arbeitsaufwands und einer geringeren Fehleranfälligkeit, erleichtert die Prüfung der Datenschutz Compliance und unterstützt bei der Erstellung detailreicher Risikoanalysen. Der Einsatz einer Datenschutzmanagement-Software wird von der DSGVO zudem ausdrücklich als bußgeldminderndes Merkmal berücksichtigt.
3 starke Vorteile einer DSMS-Software:

Effizientes, rechtskonformes Datenschutzmanagement.

Verbesserte datenschutzbezogene Kollaborationsprozesse.

Zeitgewinn – und weniger Stress für dich.

Warum macht dich eine DSMS-Software produktiver?

Mit einer DSMS-Software hast du ein Tool für alles und stets den Überblick – und dafür werden dich deine Kolleg:innen lieben. Denn: Eine Datenschutzmanagement-Software ist ein absolutes Plus für die Team-Performance. Datenschutzanfragen und Workflows lassen sich mit einer Softwarelösung viel schneller und einfacher abwickeln:

In einer guten Datenschutz-Software können alle deine Kolleg:innen direkt auf sogenannte digitale Legal Workflows zugreifen. Das sind benutzerfreundliche interaktive Formulare, die es Nicht-Jurist:innen ermöglichen, den Datenschutz jederzeit mitzudenken. Gleichzeitig landen die Informationen an einem zentralen Ort – der Single Source of Truth (SSOT) oder dem Single Point of Truth (SPOT). Dort greifst du sofort auf sämtliche Fälle und Datenbestände zu.

Abstimmungsprozesse lassen sich leichter durchführen. Du musst deinen Mitmenschen mit Datenschutzbelangen nicht wie bisher auf den Keks gehen. Über die DSMS-Software wickelt ihr Fragen und Anfragen intern zwischen den Abteilungen sowie extern mit Partner:innen im Nullkommanichts ab bzw. entstehen die Fragen aufgrund intelligenter Erklärtexte erst gar nicht.

Du und deine Kolleg:innen sparen jede Menge Zeit. Die Einführung von neuen Tools ist mit einer DSMS-Software beispielsweise viel schneller möglich als zuvor. Das ist tatsächlich einer dieser Wettbewerbsvorteile, von denen Vorgesetzte ziemlich begeistert sind.

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Über den Autor

Dennis Kurpierz
Co-Founder & COO von caralegal
Dennis Kurpierz ist Mitgründer und Chief Operating Officer von caralegal und kennt durch seine langjährige Erfahrung als Senior Consultant und Lead Project Manager bei der ISiCO Datenschutz GmbH die Kundenbedürfnisse sowie Pain Points und Herausforderungen im Datenschutzmanagement. Als Product Owner setzt er dieses Fachwissen in der Produktentwicklung von caralegal um.
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