“Ein verantwortungsvoller Umgang mit Daten muss die Norm werden. Mit unseren Lösungen befähigen wir Unternehmen schon heute dazu.”
Kathrin Schürmann
Geschäftsführerin caralegal GmbH
Alle in der EU tätigen Unternehmen unterliegen einer Vielzahl an datenschutzrechtlichen Vorgaben der DSGVO, die es zu erfüllen gilt. Diese Verpflichtungen betreffen inhaltliche Anforderungen an die Rechtmäßigkeit von Datenverarbeitungen sowie auch formale Verfahren wie bspw. die Dokumentations- und Informationspflichten.
Bei Nichteinhaltung dieser Pflichten drohen Unternehmen hohe Bußgelder, die neben schwerwiegenden wirtschaftlichen Schäden auch Imageschäden bedeuten können. In der Regel liegt die Verantwortung für die Einhaltung des Datenschutzes bei der Geschäftsführung und dem Vorstand eines Unternehmens.
Auch Rechtsabteilungen und/oder Datenschutzbeauftragte sind in die datenschutzrechtlichen Vorgänge involviert. Hierzu implementieren Unternehmen ein Datenschutzmanagement-System, um die Einhaltung und Umsetzung des Datenschutzes rechtlich und unternehmensübergreifend zu planen, sicherzustellen und zu dokumentieren.
Ein Datenschutzmanagement-System (DSMS) ist klar abzugrenzen von den Begriffen Datenschutzmanagement (DSM) und Datenschutzmanagement-Software: Während das Datenschutzmanagement den internen Leitfaden eines Unternehmens darstellt, wie mit personenbezogenen Daten umzugehen ist und eine Datenschutzmanagement-Software die digitale und transparente Lösung ist, die alle Datenschutzprozesse in einem Tool bündelt, verstehen wir unter einem Datenschutzmanagement-System im allgemeinen alle systematischen, überwachenden, kontrollieren oder planenden Maßnahmen, Regelungen und Handlungen zur Umsetzung des unternehmensweiten Datenschutzes – das könnte lediglich auch eine strukturierte Dokumentenablage auf dem Server sein.
Seit der Einführung der DSGVO haben sich eine Reihe von Best Practices entwickelt, um die Anforderungen aus dieser umzusetzen. Erfahrungsgemäß verwenden viele Unternehmen Excel- und Word-Dokumente, um ihren Rechenschafts- und Nachweispflichten nachzukommen, hinter deren Verwendung sich allerdings prozessuale Herausforderungen verbergen. Die allgemein gängige Praxis fördert eine dezentrale Dokumentation und dadurch eine höhere Intransparenz in allen datenschutz-relevanten Strukturen. Gleichzeitig kann eine klare Verantwortlichkeit nicht immer aufgezeigt werden.
Damit ist nicht nur die konstante Sichtung und Aktualisierung aller Dokumente mit hohem zeitlichen Aufwand verbunden, gleichzeitig erhöht sich auch die Fehlerquote und die operative Belastung der oder des Datenschutzbeauftragten und -verantwortlichen. Eine Datenschutzmanagement-Software kann hier Abhilfe schaffen.
Eine Datenschutzmanagement-Software kommt häufig zum Einsatz, um alle Datenschutzprozesse im Unternehmen zu digitalisieren, optimieren und so effizient wie möglich zu gestalten. Die Software bietet heute nicht nur einheitliche Strukturen und eine übersichtliche Organisationsverwaltung, sondern häufig auch integrierte Berechtigungskonzepte, Exportfunktionen, Rechtsberatung und -sicherheit.
Durch die strengen Anforderungen der DSGVO und die komplexen Strukturen bei der Datenschutzverarbeitung im Unternehmen, ist der Einsatz einer Datenschutzmanagement-Software absolut empfehlenswert. Sie unterstützt und entlastet die verantwortliche Person für Datenschutz eines Betriebs sowie alle Fachbereiche, die personenbezogenen Daten verarbeiten und schafft dadurch eine effiziente Datenschutz Compliance.
Mit einer werden. Alle relevanten Inhalte werden in einem Tool digitalisiert, synchronisiert und zentralisiert. Dies führt wiederum zu einer Minimierung des Arbeitsaufwands und einer geringeren Fehleranfälligkeit, erleichtert die Prüfung der Datenschutz Compliance und unterstützt bei der Erstellung detailreicher Risikoanalysen. Der Einsatz einer Datenschutzmanagement-Software wird von der DSGVO zudem ausdrücklich als bußgeldminderndes Merkmal berücksichtigt.
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