Nutze unsere Liste an gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für dein Löschkonzept. Die gesetzlichen Referenzierungen und die Dauer der Aufbewahrung findest du in deutscher und englischer Sprache.
Eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist umfasst die gesetzlichen Vorgaben zur Mindestdauer der Datenspeicherung und Verarbeitung. Diese leiten sich oftmals aus individuellen Gesetzen wie dem HGB, BGB oder der AO ab. Die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen übertrifft oftmals die Dauer der Zweckbindung im Sinne der DSGVO – in diesen Fällen spricht man von einem sogenannten „Löschkonflikt“.
Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sind ein wichtiger Bezugspunkt für das Löschkonzept eines Unternehmens und sollten darin dokumentiert werden.
In der Regel müssen personenbezogene Daten laut der DSGVO dann gelöscht werden, wenn sie ihren Zweck verlieren bzw. wenn die betroffene Person die Löschung beantragt.
In manchen Fällen steht dem jedoch eine gesetzliche Regelung (Aufbewahrungsfrist) gegenüber, die eine Mindestfrist für die Speicherdauer vorschreibt.
Um diese Löschkonflikte zu lösen, benötigen Unternehmen ein aktuelles Löschkonzept und sollten die gesetzliche Grundlage der jeweiligen Aufbewahrungsfrist im Einzelfall dokumentieren. Dies kannst du entweder manuell eintragen oder von einer modernen Softwarelösung wie caralegal für dein Datenschutzmanagement automatisiert durchführen lassen.
caralegal hat die folgenden Tabellen – in deutscher und englischer Sprache – zusammengestellt, um dir einen Überblick über relevante Aufbewahrungsfristen und deren gesetzliche Grundlage zu geben. Weitere Informationsquellen und eine spannende FAQ-Sektion zu diesem Thema findest du weiter unten im Artikel.
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Deutschsprachige Version:
Dokumente | Aufbewahrungsfrist | Referenz |
---|---|---|
Abmahnung | 3 Jahre | § 195 BGB |
Angebote | 6 Jahre | § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO |
Anmeldeunterlagen zur Sozial- und Krankenversicherung | 10 Jahre | § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO |
Arbeitsanweisungen | 10 Jahre | § 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB |
Arbeitsunfähigkeits-bescheinigung | 5 Jahre | V§ 6 Abs. 1 AAG |
Arbeitsunfallmeldung | 5 Jahre | § 24 Abs. 6 DGUV Vorschrift 1 (Empfehlung) |
Arbeitsvertragsunterlagen | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO |
Arbeitszeitnachweise (lohnsteuer- und sozialversicherungsrelevant) | 10 Jahre | § 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 2, 3 HGB i. V. m. § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO |
Auftragsbestätigungen | 6 Jahre | § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO |
Aufzeichnung der Arbeitszeit (von mehr als 8 Stunden werktags) | 2 Jahre | § 16 Abs. 2 ArbZG |
Bankunterlagen u. Kontoauszüge | 10 Jahre | § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO |
Bewerbungen | 6 Monate | § 26 BDSG i. V. m. § 15 Abs. 4 AGG, § 61b Abs. 1 ArbGG |
Bücher und Aufzeichnungen | 10 Jahre | § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO |
Buchführung | 6 Jahre | § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO |
Buchungsbelege | 10 Jahre | § 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB |
Buchungsbelege u. Rechnungen | 10 Jahre | § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO |
Datenschutz-Betroffenenanfragen | 4 Jahre | Art. 5, 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO |
Datenschutzrechtliche Schulung | 3 Jahre | Art. 5, 32 Abs. 4 DS-GVO |
Einzelabschlüsse | 10 Jahre | § 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB |
Eröffnungsbilanz | 10 Jahre | § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO |
Eröffnungsbilanzen | 10 Jahre | § 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB |
Fahrtenbücher | 10 Jahre | § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO |
Handels- oder Geschäftsbriefe | 6 Jahre | § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 AO |
Handelsbriefe | 6 Jahre | § 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 2, 3 HGB |
Handelsbücher | 10 Jahre | § 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB |
Inventare | 10 Jahre | § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO |
Inventare | 10 Jahre | § 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB |
Jahresabschlüsse | 10 Jahre | § 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB |
Jahresabschlüsse (Bilanz und GuV) | 10 Jahre | § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO |
Konzernabschlüsse | 10 Jahre | § 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB |
Konzernlageberichte | 10 Jahre | § 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB |
Kündigung | 3 Jahre | § 195 BGB |
Lageberichte | 10 Jahre | § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO |
Lageberichte | 10 Jahre | § 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB |
Leistungen aus der betrieblichen Altersvorsorge | 30 Jahre | § 18a BetrAVG |
Lohnkonto | 7 Jahre | § 41 Abs. 1 EStG i. V. m. § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO |
Mahnungen | 6 Jahre | § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO |
Protokollierung | 1 Jahr | § 76 Abs. 4 BDSG |
Rechnungen | 10 Jahre | § 14b Abs. 1 UstG |
Reisekostenabrechnung | 10 Jahre | § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO |
Sozialversicherungs- abrechnungsunterlagen | 10 Jahre | § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO |
Steuererklärungen u. Umsatzsteuervoranmeldungen | 10 Jahre | § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO |
Unterlagen zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement | 5 Jahre | § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO |
Unterlagen zum Jugendarbeitsschutz | 2 Jahre | § 50 Abs. 2 JArbSchG |
Unterlagen zum Mutterschutz | 2 Jahre | § 27 Abs. 5 MuSchG |
Versicherungspolicen | 6 Jahre | § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO |
Verträge | 6 Jahre | § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO |
English version:
Documents | Retention period | Reference |
---|---|---|
Annual financial statements | 10 years | Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 1 German Commercial Code |
Annual financial statements (balance sheet and income statement) | 10 years | Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 1 The Fiscal Code of Germany |
Bank documents and account statements | 10 years | Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 1 The Fiscal Code of Germany |
Booking documents | 10 years | Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 4 German Commercial Code |
Booking documents and invoices | 10 years | Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 4 The Fiscal Code of Germany |
Bookkeeping | 6 years | Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 5 The Fiscal Code of Germany) |
Books and records | 10 years | Sec. 147 (3) The Fiscal Code of Germany (AO) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 1 AO |
Certificate of incapacity for work | 5 years | Sec. 6 (1) Expenditure Compensation Act (Aufwendungs-entschädigungsgesetz) |
Company integration management documents | 5 years | Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 5 AO The Fiscal Code of Germany (Abgabenordnung) |
Contracts | 6 years | Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 5 The Fiscal Code of Germany |
Data protection training (GDPR) | 2 years | Art. 5, 32 (4) GDPR |
Data subject requests (GDPR) | 4 years | Art. 5, Art. 6 (1) lit. f GDPR |
Employement contract documents | 10 years | Sec. 147 (1) No. 1 The Fiscal Code of Germany (Abgabenordnung) |
Employment termination | 3 years | Sec. 195 German Civil Code (Bürgerliches Gesetzbuch) |
Group financial statements | 10 years | Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 1 German Commercial Code |
Group reports | 10 years | Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 1 German Commercial Code |
Individual financial statements | 10 years | Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 1 German Commercial Code |
Insurance policy | 6 years | Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 5 The Fiscal Code of Germany |
Inventories | 10 years | Sec. 147 (3) The Fiscal Code of Germany (AO) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 1 AO |
Inventories | 10 years | Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 1 German Commercial Code |
Invoices | 10 years | Sec. 14b (1) UstG |
Job application | 6 months | Sec. 26 German Federal Data Protection Act (BDSG) i. c. w. Sec. 15 (4) General Act on Equal Treatment (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz), Sec. 61b (1) Labour Court Act (Arbeitsgerichtsgesetz) |
Level reports | 10 years | Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 1 The Fiscal Code of Germany |
Logbooks | 10 years | Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 1 The Fiscal Code of Germany |
Maternity protection documents | 2 years | Sec. 27 (5) Maternity Protection Act (Mutterschutzgesetz) |
Offers | 6 years | Sec. 147 (3) i. c. w. Sec.147 (1) No. 5 The Fiscal Code of Germany |
Opening balance | 10 years | Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 1 The Fiscal Code of Germany |
Opening balance sheets | 10 years | Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 1 German Commercial Code |
Order confirmations | 6 years | Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 5 The Fiscal Code of Germany |
Payroll account | 7 years | Sec. 41 (1) Income Tax Act (Einkommenssteuergesetz) i. c. w. Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 5 AO The Fiscal Code of Germany (Abgabenordnung) |
Protocol | 1 year | Sec. 76 (4) German Federal Data Protection Act |
Record of working time (of more than 8 hours on weekdays) | 2 years | Sec. 16 (2) Working Time Act (Arbeitszeitgesetz) |
Record of working time (relevant to income tax and social security) | 10 years | Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 2, 3 German Commercial Code (HGB) i. c. w. Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 4 AO The Fiscal Code of Germany (Abgabenordnung) |
Registration documents for social and health insurance | 10 years | Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 4 AO The Fiscal Code of Germany (Abgabenordnung) |
Reminders | 6 years | Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 5 The Fiscal Code of Germany |
Section reports | 10 years | Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 1 German Commercial Code |
Services from the company pension plan | 30 years | Sec. 18a Act on the improvement of company pension schemes (Gesetz zur Verbesserung der betrieblichen Altersversorgung) |
Social insurance accounting documents | 10 years | Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 4 AO The Fiscal Code of Germany (Abgabenordnung) |
Tax returns and advance turnover tax return | 10 years | Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 1 The Fiscal Code of Germany |
Trade letters | 6 years | Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 2, 3 German Commercial Code |
Trade or business letters | 6 years | Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 2, 3 The Fiscal Code of Germany |
Trading books | 10 years | Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 1 German Commercial Code |
Travel expense report | 10 years | Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 4 AO The Fiscal Code of Germany (Abgabenordnung) |
Warning | 3 years | Sec. 195 German Civil Code (Bürgerliches Gesetzbuch) |
Work accident report | 5 years | Sec. 24 (6) Regulation 1 (recommendation) German Statutory Accident Insurance (Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung) |
Work instructions | 10 years | Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 1 German Commercial Code |
Youth employment protection documents | 2 years | Sec. 50 (2) Youth Employment Protection Act (Jugendarbeitsschutzgesetz) |
Die Angaben wurden mit der größtmöglichen Sorgfalt zusammengetragen, stellen jedoch ausdrücklich keine Rechtsberatung dar.
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Beim Datenschutz musst du Aufbewahrungsfristen ebenso beachten wie Löschfristen, um gesetzeskonform zu handeln. Dabei gibt es nicht ein einzelnes Datenschutzgesetz mit allen Aufbewahrungsfristen, sondern sie ergeben sich aus unterschiedlichen rechtlichen Grundlagen. Diese findest du in der obigen Aufbewahrungsfristen-Liste übersichtlich dargestellt. Darüber hinaus beantworten wir dir im Folgenden häufig aufkommende Fragen rund um Aufbewahrungsfristen im Datenschutz.
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union legt keine spezifischen Aufbewahrungsfristen für personenbezogene Daten fest. Es gibt jedoch diverse gesetzliche Fristen, die z. B. im Handels- oder Steuerrecht vorgeschrieben sind, wobei eine Dauer von mehreren Jahren üblich ist. Mit dem Datenschutz stehen diese Aufbewahrungsfristen teilweise im Konflikt, insbesondere mit Bezug auf den Grundsatz der Datensparsamkeit und das Recht auf Vergessenwerden.
Sobald die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, darfst du die betroffenen Daten löschen. Solltest du bei analog gespeicherten Daten auf einen externen Dienstleister setzen, benötigst du dafür einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), da es sich um durch die DSGVO geschützte Daten handelt.
Die Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich abhängig davon, um welche Art von Daten es geht. Sie reichen von 6 Monaten bis zu 30 Jahren. Eine genaue Übersicht inklusive der rechtlichen Grundlage hinter den aufgeführten Aufbewahrungsfristen für dein Datenschutzmanagement findest du in der Tabelle in diesem Artikel.
Die Fristen für die Aufbewahrung von Daten können aus einem Gesetz, einer Berufsordnung oder einer anderen Rechtsvorschrift beziehungsweise einem Vertrag stammen. Du findest die Quellen der wichtigsten Aufbewahrungsfristen in der Liste oben übersichtlich aufgeführt.
Im Grunde genommen ist ein Löschkonzept ein Plan, der festlegt, wann und wie personenbezogene Daten systematisch und regelkonform gelöscht werden, um Datenschutzvorschriften zu entsprechen. Mehr Informationen zum Umgang mit Löschfristen im Datenschutz findest du in unserem Blogartikel zum Löschkonzept nach der DSGVO.
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