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47 gesetzliche Aufbewahrungs­fristen für dein DSGVO-Löschkonzept

Nutze unsere Liste an gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für dein Löschkonzept. Die gesetzlichen Referenzierungen und die Dauer der Aufbewahrung findest du in deutscher und englischer Sprache.

von Dennis Kurpierz, Co-Founder & COO
28. Oktober 2022
 | 

Was sind gesetzliche Aufbewahrungs­fristen im Rahmen der Datenschutz-Grundverordnung?

Eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist umfasst die gesetzlichen Vorgaben zur Mindestdauer der Datenspeicherung und Verarbeitung. Diese leiten sich oftmals aus individuellen Gesetzen wie dem HGB, BGB oder der AO ab. Die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen übertrifft oftmals die Dauer der Zweckbindung im Sinne der DSGVO – in diesen Fällen spricht man von einem sogenannten „Löschkonflikt“.

Wie dokumentiere ich gesetzliche Aufbewahrungs­fristen in Deutschland richtig?

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sind ein wichtiger Bezugspunkt für das Löschkonzept eines Unternehmens und sollten darin dokumentiert werden.

In der Regel müssen personenbezogene Daten laut der DSGVO dann gelöscht werden, wenn sie ihren Zweck verlieren bzw. wenn die betroffene Person die Löschung beantragt.

In manchen Fällen steht dem jedoch eine gesetzliche Regelung (Aufbewahrungsfrist) gegenüber, die eine Mindestfrist für die Speicherdauer vorschreibt.

Um diese Löschkonflikte zu lösen, benötigen Unternehmen ein aktuelles Löschkonzept und sollten die gesetzliche Grundlage der jeweiligen Aufbewahrungsfrist im Einzelfall dokumentieren. Dies kannst du entweder manuell eintragen oder von einer modernen Softwarelösung wie caralegal für dein Datenschutzmanagement automatisiert durchführen lassen.

Wie finde ich relevante Aufbewahrungs­fristen?

caralegal hat die folgenden Tabellen – in deutscher und englischer Sprache – zusammengestellt, um dir einen Überblick über relevante Aufbewahrungsfristen und deren gesetzliche Grundlage zu geben. Weitere Informationsquellen und eine spannende FAQ-Sektion zu diesem Thema findest du weiter unten im Artikel.

Hinweis zur Nutzung

Zur schnelleren Suche kannst du die Suchfunktion deines Browsers („Strg+F“ bei Windows bzw. „cmd + F“ bei Mac) nutzen. Die Tabellen sind in der jeweiligen Sprache alphabetisch sortiert.

Übersicht der gesetzliche Aufbewahrungs­fristen in Deutschland

Deutschsprachige Version:

Dokumente Aufbewahrungsfrist Referenz
Abmahnung 3 Jahre § 195 BGB
Angebote 6 Jahre § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO
Anmeldeunterlagen zur Sozial- und Krankenversicherung 10 Jahre § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO
Arbeitsanweisungen 10 Jahre § 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB
Arbeitsunfähigkeits-bescheinigung 5 Jahre V§ 6 Abs. 1 AAG
Arbeitsunfallmeldung 5 Jahre § 24 Abs. 6 DGUV Vorschrift 1 (Empfehlung)
Arbeitsvertragsunterlagen 10 Jahre § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
Arbeitszeitnachweise (lohnsteuer- und sozialversicherungsrelevant) 10 Jahre § 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 2, 3 HGB i. V. m. § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO
Auftragsbestätigungen 6 Jahre § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO
Aufzeichnung der Arbeitszeit (von mehr als 8 Stunden werktags) 2 Jahre § 16 Abs. 2 ArbZG
Bankunterlagen u. Kontoauszüge 10 Jahre § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
Bewerbungen 6 Monate § 26 BDSG i. V. m. § 15 Abs. 4 AGG, § 61b Abs. 1 ArbGG
Bücher und Aufzeichnungen 10 Jahre § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
Buchführung 6 Jahre § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO
Buchungsbelege 10 Jahre § 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB
Buchungsbelege u. Rechnungen 10 Jahre § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO
Datenschutz-Betroffenenanfragen 4 Jahre Art. 5, 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO
Datenschutzrechtliche Schulung 3 Jahre Art. 5, 32 Abs. 4 DS-GVO
Einzelabschlüsse 10 Jahre § 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB
Eröffnungsbilanz 10 Jahre § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
Eröffnungsbilanzen 10 Jahre § 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB
Fahrtenbücher 10 Jahre § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
Handels- oder Geschäftsbriefe 6 Jahre § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 AO
Handelsbriefe 6 Jahre § 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 2, 3 HGB
Handelsbücher 10 Jahre § 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB
Inventare 10 Jahre § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
Inventare 10 Jahre § 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB
Jahresabschlüsse 10 Jahre § 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB
Jahresabschlüsse (Bilanz und GuV) 10 Jahre § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
Konzernabschlüsse 10 Jahre § 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB
Konzernlageberichte 10 Jahre § 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB
Kündigung 3 Jahre § 195 BGB
Lageberichte 10 Jahre § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
Lageberichte 10 Jahre § 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB
Leistungen aus der betrieblichen Altersvorsorge 30 Jahre § 18a BetrAVG
Lohnkonto 7 Jahre § 41 Abs. 1 EStG i. V. m. § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO
Mahnungen 6 Jahre § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO
Protokollierung 1 Jahr § 76 Abs. 4 BDSG
Rechnungen 10 Jahre § 14b Abs. 1 UstG
Reisekostenabrechnung 10 Jahre § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO
Sozialversicherungs- abrechnungsunterlagen 10 Jahre § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO
Steuererklärungen u. Umsatzsteuervoranmeldungen 10 Jahre § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
Unterlagen zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement 5 Jahre § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO
Unterlagen zum Jugendarbeitsschutz 2 Jahre § 50 Abs. 2 JArbSchG
Unterlagen zum Mutterschutz 2 Jahre § 27 Abs. 5 MuSchG
Versicherungspolicen 6 Jahre § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO
Verträge 6 Jahre § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO
Dokumente
Abmahnung
Aufbewahrungsfrist
3 Jahre
Referenz
§ 195 BGB
Dokumente
Angebote
Aufbewahrungsfrist
6 Jahre
Referenz
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO
Dokumente
Anmeldeunterlagen zur Sozial- und Krankenversicherung
Aufbewahrungsfrist
10 Jahre
Referenz
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO
Dokumente
Arbeitsanweisungen
Aufbewahrungsfrist
10 Jahre
Referenz
§ 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB
Dokumente
Arbeitsunfähigkeits-bescheinigung
Aufbewahrungsfrist
5 Jahre
Referenz
V§ 6 Abs. 1 AAG
Dokumente
Arbeitsunfallmeldung
Aufbewahrungsfrist
5 Jahre
Referenz
§ 24 Abs. 6 DGUV Vorschrift 1 (Empfehlung)
Dokumente
Arbeitsvertragsunterlagen
Aufbewahrungsfrist
10 Jahre
Referenz
§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
Dokumente
Arbeitszeitnachweise (lohnsteuer- und sozialversicherungsrelevant)
Aufbewahrungsfrist
10 Jahre
Referenz
§ 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 2, 3 HGB i. V. m. § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO
Dokumente
Auftragsbestätigungen
Aufbewahrungsfrist
6 Jahre
Referenz
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO
Dokumente
Aufzeichnung der Arbeitszeit (von mehr als 8 Stunden werktags)
Aufbewahrungsfrist
2 Jahre
Referenz
§ 16 Abs. 2 ArbZG
Dokumente
Bankunterlagen u. Kontoauszüge
Aufbewahrungsfrist
10 Jahre
Referenz
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
Dokumente
Bewerbungen
Aufbewahrungsfrist
6 Monate
Referenz
§ 26 BDSG i. V. m. § 15 Abs. 4 AGG, § 61b Abs. 1 ArbGG
Dokumente
Bücher und Aufzeichnungen
Aufbewahrungsfrist
10 Jahre
Referenz
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
Dokumente
Buchführung
Aufbewahrungsfrist
6 Jahre
Referenz
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO
Dokumente
Buchungsbelege
Aufbewahrungsfrist
10 Jahre
Referenz
§ 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB
Dokumente
Buchungsbelege u. Rechnungen
Aufbewahrungsfrist
10 Jahre
Referenz
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO
Dokumente
Datenschutz-Betroffenenanfragen
Aufbewahrungsfrist
4 Jahre
Referenz
Art. 5, 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO
Dokumente
Datenschutzrechtliche Schulung
Aufbewahrungsfrist
3 Jahre
Referenz
Art. 5, 32 Abs. 4 DS-GVO
Dokumente
Einzelabschlüsse
Aufbewahrungsfrist
10 Jahre
Referenz
§ 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB
Dokumente
Eröffnungsbilanz
Aufbewahrungsfrist
10 Jahre
Referenz
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
Dokumente
Eröffnungsbilanzen
Aufbewahrungsfrist
10 Jahre
Referenz
§ 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB
Dokumente
Fahrtenbücher
Aufbewahrungsfrist
10 Jahre
Referenz
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
Dokumente
Handels- oder Geschäftsbriefe
Aufbewahrungsfrist
6 Jahre
Referenz
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 AO
Dokumente
Handelsbriefe
Aufbewahrungsfrist
6 Jahre
Referenz
§ 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 2, 3 HGB
Dokumente
Handelsbücher
Aufbewahrungsfrist
10 Jahre
Referenz
§ 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB
Dokumente
Inventare
Aufbewahrungsfrist
10 Jahre
Referenz
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
Dokumente
Inventare
Aufbewahrungsfrist
10 Jahre
Referenz
§ 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB
Dokumente
Jahresabschlüsse
Aufbewahrungsfrist
10 Jahre
Referenz
§ 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB
Dokumente
Jahresabschlüsse (Bilanz und GuV)
Aufbewahrungsfrist
10 Jahre
Referenz
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
Dokumente
Konzernabschlüsse
Aufbewahrungsfrist
10 Jahre
Referenz
§ 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB
Dokumente
Konzernlageberichte
Aufbewahrungsfrist
10 Jahre
Referenz
§ 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB
Dokumente
Kündigung
Aufbewahrungsfrist
3 Jahre
Referenz
§ 195 BGB
Dokumente
Lageberichte
Aufbewahrungsfrist
10 Jahre
Referenz
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
Dokumente
Lageberichte
Aufbewahrungsfrist
10 Jahre
Referenz
§ 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB
Dokumente
Leistungen aus der betrieblichen Altersvorsorge
Aufbewahrungsfrist
30 Jahre
Referenz
§ 18a BetrAVG
Dokumente
Lohnkonto
Aufbewahrungsfrist
7 Jahre
Referenz
§ 41 Abs. 1 EStG i. V. m. § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO
Dokumente
Mahnungen
Aufbewahrungsfrist
6 Jahre
Referenz
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO
Dokumente
Protokollierung
Aufbewahrungsfrist
1 Jahr
Referenz
§ 76 Abs. 4 BDSG
Dokumente
Rechnungen
Aufbewahrungsfrist
10 Jahre
Referenz
§ 14b Abs. 1 UstG
Dokumente
Reisekostenabrechnung
Aufbewahrungsfrist
10 Jahre
Referenz
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO
Dokumente
Sozialversicherungs- abrechnungsunterlagen
Aufbewahrungsfrist
10 Jahre
Referenz
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO
Dokumente
Steuererklärungen u. Umsatzsteuervoranmeldungen
Aufbewahrungsfrist
10 Jahre
Referenz
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
Dokumente
Unterlagen zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement
Aufbewahrungsfrist
5 Jahre
Referenz
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO
Dokumente
Unterlagen zum Jugendarbeitsschutz
Aufbewahrungsfrist
2 Jahre
Referenz
§ 50 Abs. 2 JArbSchG
Dokumente
Unterlagen zum Mutterschutz
Aufbewahrungsfrist
2 Jahre
Referenz
§ 27 Abs. 5 MuSchG
Dokumente
Versicherungspolicen
Aufbewahrungsfrist
6 Jahre
Referenz
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO
Dokumente
Verträge
Aufbewahrungsfrist
6 Jahre
Referenz
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO
Dokumente
Aufbewahrungsfrist
Referenz
Abmahnung
3 Jahre
§ 195 BGB
Angebote
6 Jahre
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO
Anmeldeunterlagen zur Sozial- und Krankenversicherung
10 Jahre
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO
Arbeitsanweisungen
10 Jahre
§ 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
5 Jahre
V§ 6 Abs. 1 AAG
Arbeitsunfallmeldung
5 Jahre
§ 24 Abs. 6 DGUV Vorschrift 1 (Empfehlung)
Arbeitsvertragsunterlagen
10 Jahre
§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
Arbeitszeitnachweise (lohnsteuer- und sozialversicherungsrelevant)
10 Jahre
§ 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 2, 3 HGB i. V. m. § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO
Auftragsbestätigungen
6 Jahre
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO
Aufzeichnung der Arbeitszeit (von mehr als 8 Stunden werktags)
2 Jahre
§ 16 Abs. 2 ArbZG
Bankunterlagen u. Kontoauszüge
10 Jahre
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
Bewerbungen
6 Monate
§ 26 BDSG i. V. m. § 15 Abs. 4 AGG, § 61b Abs. 1 ArbGG
Bücher und Aufzeichnungen
10 Jahre
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
Buchführung
6 Jahre
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO
Buchungsbelege
10 Jahre
§ 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB
Buchungsbelege u. Rechnungen
10 Jahre
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO
Datenschutz-Betroffenenanfragen
4 Jahre
Art. 5, 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO
Datenschutzrechtliche Schulung
3 Jahre
Art. 5, 32 Abs. 4 DS-GVO
Einzelabschlüsse
10 Jahre
§ 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB
Eröffnungsbilanz
10 Jahre
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
Eröffnungsbilanzen
10 Jahre
§ 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB
Fahrtenbücher
10 Jahre
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
Handels- oder Geschäftsbriefe
6 Jahre
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 AO
Handelsbriefe
6 Jahre
§ 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 2, 3 HGB
Handelsbücher
10 Jahre
§ 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB
Inventare
10 Jahre
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
Inventare
10 Jahre
§ 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB
Jahresabschlüsse
10 Jahre
§ 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB
Jahresabschlüsse (Bilanz und GuV)
10 Jahre
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
Konzernabschlüsse
10 Jahre
§ 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB
Konzernlageberichte
10 Jahre
§ 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB
Kündigung
3 Jahre
§ 195 BGB
Lageberichte
10 Jahre
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
Lageberichte
10 Jahre
§ 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB
Leistungen aus der betrieblichen Altersvorsorge
30 Jahre
§ 18a BetrAVG
Lohnkonto
7 Jahre
§ 41 Abs. 1 EStG i. V. m. § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO
Mahnungen
6 Jahre
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO
Protokollierung
1 Jahr
§ 76 Abs. 4 BDSG
Rechnungen
10 Jahre
§ 14b Abs. 1 UstG
Reisekostenabrechnung
10 Jahre
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO
Sozialversicherungs- abrechnungsunterlagen
10 Jahre
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO
Steuererklärungen u. Umsatzsteuervoranmeldungen
10 Jahre
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
Unterlagen zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement
5 Jahre
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO
Unterlagen zum Jugendarbeitsschutz
2 Jahre

§ 50 Abs. 2 JArbSchG
Unterlagen zum Mutterschutz
2 Jahre

§ 27 Abs. 5 MuSchG
Versicherungspolicen
6 Jahre
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO
Verträge
6 Jahre
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO

Overview of legal retention periods in Germany

English version:

Documents Retention period Reference
Annual financial statements 10 years Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 1 German Commercial Code
Annual financial statements (balance sheet and income statement) 10 years Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 1 The Fiscal Code of Germany
Bank documents and account statements 10 years Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 1 The Fiscal Code of Germany
Booking documents 10 years Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 4 German Commercial Code
Booking documents and invoices 10 years Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 4 The Fiscal Code of Germany
Bookkeeping 6 years Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 5 The Fiscal Code of Germany)
Books and records 10 years Sec. 147 (3) The Fiscal Code of Germany (AO) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 1 AO
Certificate of incapacity for work 5 years Sec. 6 (1) Expenditure Compensation Act (Aufwendungs-entschädigungsgesetz)
Company integration management documents 5 years Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 5 AO The Fiscal Code of Germany (Abgabenordnung)
Contracts 6 years Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 5 The Fiscal Code of Germany
Data protection training (GDPR) 2 years Art. 5, 32 (4) GDPR
Data subject requests (GDPR) 4 years Art. 5, Art. 6 (1) lit. f GDPR
Employement contract documents 10 years Sec. 147 (1) No. 1 The Fiscal Code of Germany (Abgabenordnung)
Employment termination 3 years Sec. 195 German Civil Code (Bürgerliches Gesetzbuch)
Group financial statements 10 years Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 1 German Commercial Code
Group reports 10 years Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 1 German Commercial Code
Individual financial statements 10 years Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 1 German Commercial Code
Insurance policy 6 years Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 5 The Fiscal Code of Germany
Inventories 10 years Sec. 147 (3) The Fiscal Code of Germany (AO) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 1 AO
Inventories 10 years Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 1 German Commercial Code
Invoices 10 years Sec. 14b (1) UstG
Job application 6 months Sec. 26 German Federal Data Protection Act (BDSG) i. c. w. Sec. 15 (4) General Act on Equal Treatment (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz), Sec. 61b (1) Labour Court Act (Arbeitsgerichtsgesetz)
Level reports 10 years Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 1 The Fiscal Code of Germany
Logbooks 10 years Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 1 The Fiscal Code of Germany
Maternity protection documents 2 years Sec. 27 (5) Maternity Protection Act (Mutterschutzgesetz)
Offers 6 years Sec. 147 (3) i. c. w. Sec.147 (1) No. 5 The Fiscal Code of Germany
Opening balance 10 years Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 1 The Fiscal Code of Germany
Opening balance sheets 10 years Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 1 German Commercial Code
Order confirmations 6 years Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 5 The Fiscal Code of Germany
Payroll account 7 years Sec. 41 (1) Income Tax Act (Einkommenssteuergesetz) i. c. w. Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 5 AO The Fiscal Code of Germany (Abgabenordnung)
Protocol 1 year Sec. 76 (4) German Federal Data Protection Act
Record of working time (of more than 8 hours on weekdays) 2 years Sec. 16 (2) Working Time Act (Arbeitszeitgesetz)
Record of working time (relevant to income tax and social security) 10 years Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 2, 3 German Commercial Code (HGB) i. c. w. Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 4 AO The Fiscal Code of Germany (Abgabenordnung)
Registration documents for social and health insurance 10 years Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 4 AO The Fiscal Code of Germany (Abgabenordnung)
Reminders 6 years Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 5 The Fiscal Code of Germany
Section reports 10 years Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 1 German Commercial Code
Services from the company pension plan 30 years Sec. 18a Act on the improvement of company pension schemes (Gesetz zur Verbesserung der betrieblichen Altersversorgung)
Social insurance accounting documents 10 years Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 4 AO The Fiscal Code of Germany (Abgabenordnung)
Tax returns and advance turnover tax return 10 years Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 1 The Fiscal Code of Germany
Trade letters 6 years Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 2, 3 German Commercial Code
Trade or business letters 6 years Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 2, 3 The Fiscal Code of Germany
Trading books 10 years Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 1 German Commercial Code
Travel expense report 10 years Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 4 AO The Fiscal Code of Germany (Abgabenordnung)
Warning 3 years Sec. 195 German Civil Code (Bürgerliches Gesetzbuch)
Work accident report 5 years Sec. 24 (6) Regulation 1 (recommendation) German Statutory Accident Insurance (Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung)
Work instructions 10 years Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 1 German Commercial Code
Youth employment protection documents 2 years Sec. 50 (2) Youth Employment Protection Act (Jugendarbeitsschutzgesetz)
Documents
Annual financial statements
Retention period
10 years
Reference
Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 1 German Commercial Code
Documents
Annual financial statements (balance sheet and income statement)
Retention period
10 years
Reference
Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 1 The Fiscal Code of Germany
Documents
Bank documents and account statements
Retention period
10 years
Reference
Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 1 The Fiscal Code of Germany
Documents
Booking documents
Retention period
10 years
Reference
Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 4 German Commercial Code
Documents
Booking documents and invoices
Retention period
10 years
Reference
Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 4 The Fiscal Code of Germany
Documents
Bookkeeping
Retention period
6 years
Reference
Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 5 The Fiscal Code of Germany)
Documents
Books and records
Retention period
10 years
Reference
Sec. 147 (3) The Fiscal Code of Germany (AO) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 1 AO
Documents
Certificate of incapacity for work
Retention period
5 years
Reference
Sec. 6 (1) Expenditure Compensation Act (Aufwendungs-entschädigungsgesetz)
Documents
Company integration management documents
Retention period
5 years
Reference
Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 5 AO The Fiscal Code of Germany (Abgabenordnung)
Documents
Contracts
Retention period
6 years
Reference
Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 5 The Fiscal Code of Germany
Documents
Data protection training (GDPR)
Retention period
2 years
Reference
Art. 5, 32 (4) GDPR
Documents
Data subject requests (GDPR)
Retention period
4 years
Reference
Art. 5, Art. 6 (1) lit. f GDPR
Documents
Employement contract documents
Retention period
10 years
Reference
Sec. 147 (1) No. 1 The Fiscal Code of Germany (Abgabenordnung)
Documents
Employment termination
Retention period
3 years
Reference
Sec. 195 German Civil Code (Bürgerliches Gesetzbuch)
Documents
Group financial statements
Retention period
10 years
Reference
Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 1 German Commercial Code
Documents
Group reports
Retention period
10 years
Reference
Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 1 German Commercial Code
Documents
Individual financial statements
Retention period
10 years
Reference
Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 1 German Commercial Code
Documents
Insurance policy
Retention period
6 years
Reference
Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 5 The Fiscal Code of Germany
Documents
Inventories
Retention period
10 years
Reference
Sec. 147 (3) The Fiscal Code of Germany (AO) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 1 AO
Documents
Inventories
Retention period
10 years
Reference
Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 1 German Commercial Code
Documents
Invoices
Retention period
10 years
Reference
Sec. 14b (1) UstG
Documents
Job application
Retention period
6 months
Reference
Sec. 26 German Federal Data Protection Act (BDSG) i. c. w. Sec. 15 (4) General Act on Equal Treatment (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz), Sec. 61b (1) Labour Court Act (Arbeitsgerichtsgesetz)
Documents
Level reports
Retention period
10 years
Reference
Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 1 The Fiscal Code of Germany
Documents
Logbooks
Retention period
10 years
Reference
Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 1 The Fiscal Code of Germany
Documents
Maternity protection documents
Retention period
2 years
Reference
Sec. 27 (5) Maternity Protection Act (Mutterschutzgesetz)
Documents
Offers
Retention period
6 years
Reference
Sec. 147 (3) i. c. w. Sec.147 (1) No. 5 The Fiscal Code of Germany
Documents
Opening balance
Retention period
10 years
Reference
Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 1 The Fiscal Code of Germany
Documents
Opening balance sheets
Retention period
10 years
Reference
Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 1 German Commercial Code
Documents
Order confirmations
Retention period
6 years
Reference
Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 5 The Fiscal Code of Germany
Documents
Payroll account
Retention period
7 years
Reference
Sec. 41 (1) Income Tax Act (Einkommenssteuergesetz) i. c. w. Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 5 AO The Fiscal Code of Germany (Abgabenordnung)
Documents
Protocol
Retention period
1 year
Reference
Sec. 76 (4) German Federal Data Protection Act
Documents
Record of working time (of more than 8 hours on weekdays)
Retention period
2 years
Reference
Sec. 16 (2) Working Time Act (Arbeitszeitgesetz)
Documents
Record of working time (relevant to income tax and social security)
Retention period
10 years
Reference
Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 2, 3 German Commercial Code (HGB) i. c. w. Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 4 AO The Fiscal Code of Germany (Abgabenordnung)
Documents
Registration documents for social and health insurance
Retention period
10 years
Reference
Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 4 AO The Fiscal Code of Germany (Abgabenordnung)
Documents
Reminders
Retention period
6 years
Reference
Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 5 The Fiscal Code of Germany
Documents
Section reports
Retention period
10 years
Reference
Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 1 German Commercial Code
Documents
Services from the company pension plan
Retention period
30 years
Reference
Sec. 18a Act on the improvement of company pension schemes (Gesetz zur Verbesserung der betrieblichen Altersversorgung)
Documents
Social insurance accounting documents
Retention period
10 years
Reference
Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 4 AO The Fiscal Code of Germany (Abgabenordnung)
Documents
Tax returns and advance turnover tax return
Retention period
10 years
Reference
Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 1 The Fiscal Code of Germany
Documents
Trade letters
Retention period
6 years
Reference
Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 2, 3 German Commercial Code
Documents
Trade or business letters
Retention period
6 years
Reference
Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 2, 3 The Fiscal Code of Germany
Documents
Trading books
Retention period
10 years
Reference
Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 1 German Commercial Code
Documents
Travel expense report
Retention period
10 years
Reference
Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 4 AO The Fiscal Code of Germany (Abgabenordnung)
Documents
Warning
Retention period
3 years
Reference
Sec. 195 German Civil Code (Bürgerliches Gesetzbuch)
Documents
Work accident report
Retention period
5 years
Reference
Sec. 24 (6) Regulation 1 (recommendation) German Statutory Accident Insurance (Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung)
Documents
Work instructions
Retention period
10 years
Reference
Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 1 German Commercial Code
Documents
Youth employment protection documents
Retention period
2 years
Reference
Sec. 50 (2) Youth Employment Protection Act (Jugendarbeitsschutzgesetz)

Hinweis und weiterführende Informationen:

Die Angaben wurden mit der größtmöglichen Sorgfalt zusammengetragen, stellen jedoch ausdrücklich keine Rechtsberatung dar.

Weitere interessante Quellen zu Aufbewahrungsfristen finden Sie hier:

FAQ rund um Datenschutz und Aufbewahrungs­fristen

Beim Datenschutz musst du Aufbewahrungsfristen ebenso beachten wie Löschfristen, um gesetzeskonform zu handeln. Dabei gibt es nicht ein einzelnes Datenschutzgesetz mit allen Aufbewahrungsfristen, sondern sie ergeben sich aus unterschiedlichen rechtlichen Grundlagen. Diese findest du in der obigen Aufbewahrungsfristen-Liste übersichtlich dargestellt. Darüber hinaus beantworten wir dir im Folgenden häufig aufkommende Fragen rund um Aufbewahrungsfristen im Datenschutz.

Was sind Aufbewahrungs­fristen laut der DSGVO?

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union legt keine spezifischen Aufbewahrungsfristen für personenbezogene Daten fest. Es gibt jedoch diverse gesetzliche Fristen, die z. B. im Handels- oder Steuerrecht vorgeschrieben sind, wobei eine Dauer von mehreren Jahren üblich ist. Mit dem Datenschutz stehen diese Aufbewahrungsfristen teilweise im Konflikt, insbesondere mit Bezug auf den Grundsatz der Datensparsamkeit und das Recht auf Vergessenwerden.

Was passiert, wenn die Aufbewahrungs­frist abgelaufen ist?

Sobald die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, darfst du die betroffenen Daten löschen. Solltest du bei analog gespeicherten Daten auf einen externen Dienstleister setzen, benötigst du dafür einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), da es sich um durch die DSGVO geschützte Daten handelt.

Wie lange müssen welche Unterlagen aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich abhängig davon, um welche Art von Daten es geht. Sie reichen von 6 Monaten bis zu 30 Jahren. Eine genaue Übersicht inklusive der rechtlichen Grundlage hinter den aufgeführten Aufbewahrungsfristen für dein Datenschutzmanagement findest du in der Tabelle in diesem Artikel.

Woher stammen die gesetzlichen Aufbewahrungs­fristen für Daten?

Die Fristen für die Aufbewahrung von Daten können aus einem Gesetz, einer Berufsordnung oder einer anderen Rechtsvorschrift beziehungsweise einem Vertrag stammen. Du findest die Quellen der wichtigsten Aufbewahrungsfristen in der Liste oben übersichtlich aufgeführt.

Was ist ein Löschkonzept nach der DSGVO?

Im Grunde genommen ist ein Löschkonzept ein Plan, der festlegt, wann und wie personenbezogene Daten systematisch und regelkonform gelöscht werden, um Datenschutzvorschriften zu entsprechen. Mehr Informationen zum Umgang mit Löschfristen im Datenschutz findest du in unserem Blogartikel zum Löschkonzept nach der DSGVO.

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