47 gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Ihr DSGVO-Löschkonzept

Nutzen Sie unsere Liste an gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Ihr  Löschkonzept. Die gesetzlichen Referenzierungen und die Dauer der Aufbewahrung finden Sie in Deutscher und Englischer Sprache.  

28. Okt 2022 | Wissenswertes

Finden Sie hier eine übersichtliche Liste an gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für die DSGVO

Was sind gesetzliche Aufbewahrungsfristen im Rahmen der DSGVO?

Aufbewahrungsfristen sind gesetzliche Vorgaben zur Mindestdauer der Datenspeicherung und Verarbeitung. Diese leiten sich oftmals aus individuellen Gesetzen wie dem HGB, BGB oder der AO ab. Die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen übertreffen oftmals die Dauer der Zweckbindung im Sinne der DSGVO – in diesen Fällen spricht man von einem sogenannten „Löschkonflikt“.

Wie dokumentiere ich gesetzliche Aufbewahrungsfristen richtig?

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sind ein wichtiger Bezugspunkt für das Löschkonzept eines Unternehmens und sollten darin dokumentiert werden.

In der Regel müssen personenbezogene Daten laut der DSGVO dann gelöscht werden, wenn sie Ihren Zweck verlieren bzw. wenn die betroffene Person die Löschung beantragt.

In manchen Fällen steht dem jedoch eine gesetzliche Reglung (Aufbewahrungsfrist) gegenüber, die eine Mindestfrist für die Speicherdauer vorschreibt.

Um diese Löschkonflikte zu lösen, benötigen Unternehmen ein aktuelles Löschkonzept und sollten die gesetzliche Grundlage der jeweiligen Aufbewahrungsfrist im Einzelfall dokumentieren.

Wie finde ich relevante Aufbewahrungsfristen?

caralegal hat die folgenden Tabellen – in deutscher und englischer Sprache – zusammengestellt, um Ihnen einen Überblick über relevante Aufbewahrungsfristen und deren gesetzliche Grundlage zu geben. Weitere Informationsquellen haben wir am Ende dieses Beitrages für Sie verlinkt.

Hinweis zur Nutzung

Zur schnelleren Suche können Sie die Suchfunktion Ihres Browsers („Strg+F“ bei Windows bzw. „cmd + F“ bei Mac) nutzen. Die Tabellen sind in der jeweiligen Sprache alphabetisch sortiert.

Übersicht der gesetzliche Aufbewahrungsfristen in Deutschland

Deutschsprachige Version:   

Deutsche Sprache

Dokumente
Aufbewahrungsfrist
Referenz
Abmahnung
3 Jahre
§ 195 BGB
Angebote
6 Jahre
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO
Anmeldeunterlagen zur Sozial- und Krankenversicherung
10 Jahre
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO
Arbeitsanweisungen
10 Jahre
§ 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
5 Jahre
§ 6 Abs. 1 AAG
Arbeitsunfallmeldung
5 Jahre
§ 24 Abs. 6 DGUV Vorschrift 1 (Empfehlung)
Arbeitsvertragsunterlagen
10 Jahre
§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
Arbeitszeitnachweise (lohnsteuer- und sozialversicherungsrelevant)
10 Jahre
§ 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 2, 3 HGB i. V. m. § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO
Auftragsbestätigungen
6 Jahre
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO
Aufzeichnung der Arbeitszeit (von mehr als 8 Stunden werktags)
2 Jahre
§ 16 Abs. 2 ArbZG
Bankunterlagen u. Kontoauszüge
10 Jahre
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
Bewerbungen
6 Monate
§ 26 BDSG i. V. m. § 15 Abs. 4 AGG, § 61b Abs. 1 ArbGG
Bücher und Aufzeichnungen
10 Jahre
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
Buchführung
6 Jahre
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO
Buchungsbelege
10 Jahre
§ 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB
Buchungsbelege u. Rechnungen
10 Jahre
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO
Datenschutz-Betroffenenanfragen
4 Jahre
Art. 5, 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO
Datenschutzrechtliche Schulung
3 Jahre
Art. 5, 32 Abs. 4 DS-GVO
Einzelabschlüsse
10 Jahre
§ 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB
Eröffnungsbilanz
10 Jahre
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
Eröffnungsbilanzen
10 Jahre
§ 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB
Fahrtenbücher
10 Jahre
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
Handels- oder Geschäftsbriefe
6 Jahre
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 AO
Handelsbriefe
6 Jahre
§ 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 2, 3 HGB
Handelsbücher
10 Jahre
§ 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB
Inventare
10 Jahre
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
Inventare
10 Jahre
§ 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB
Jahresabschlüsse
10 Jahre
§ 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB
Jahresabschlüsse (Bilanz und GuV)
10 Jahre
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
Konzernabschlüsse
10 Jahre
§ 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB
Konzernlageberichte
10 Jahre
§ 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB
Kündigung
3 Jahre
§ 195 BGB
Lageberichte
10 Jahre
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
Lageberichte
10 Jahre
§ 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB
Leistungen aus der betrieblichen Altersvorsorge
30 Jahre
§ 18a BetrAVG
Lohnkonto
7 Jahre
§ 41 Abs. 1 EStG i. V. m. § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO
Mahnungen
6 Jahre
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO
Protokollierung
1 Jahr
§ 76 Abs. 4 BDSG
Rechnungen
10 Jahre
§ 14b Abs. 1 UstG
Reisekostenabrechnung
10 Jahre
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO
Sozialversicherungsabrechnungsunterlagen
10 Jahre
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO
Steuererklärungen u. Umsatzsteuervoranmeldungen
10 Jahre
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
Unterlagen zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement
5 Jahre
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO
Unterlagen zum Jugendarbeitsschutz
2 Jahre
§ 50 Abs. 2 JArbSchG
Unterlagen zum Mutterschutz
2 Jahre
§ 27 Abs. 5 MuSchG
Versicherungspolicen
6 Jahre
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO
Verträge
6 Jahre
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO

Overview of legal retention periods in Germany

English version:

English Language

Documents
Storage period
References
Annual financial statements
10 years
Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 1 German Commercial Code
Annual financial statements (balance sheet and income statement)
10 years
Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 1 The Fiscal Code of Germany
Bank documents and account statements
10 years
Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 1 The Fiscal Code of Germany
Booking documents
10 years
Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 4 German Commercial Code
Booking documents and invoices
10 years
Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 4 The Fiscal Code of Germany
Bookkeeping
6 years
Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 5 The Fiscal Code of Germany
Books and records
10 years
Sec. 147 (3) The Fiscal Code of Germany (AO) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 1 AO
Certificate of incapacity for work
5 years
Sec. 6 (1) Expenditure Compensation Act (Aufwendungsentschädigungsgesetz)
Company integration management documents
5 years
Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 5 AO The Fiscal Code of Germany (Abgabenordnung)
Contracts
6 years
Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 5 The Fiscal Code of Germany
Data protection training (GDPR)
2 years
Art. 5, 32 (4) GDPR
Data subject requests (GDPR)
4 years
Art. 5, Art. 6 (1) lit. f GDPR
Employement contract documents
10 years
Sec. 147 (1) No. 1 The Fiscal Code of Germany (Abgabenordnung)
Employment termination
3 years
Sec. 195 German Civil Code (Bürgerliches Gesetzbuch)
Group financial statements
10 years
Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 1 German Commercial Code
Group reports
10 years
Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 1 German Commercial Code
Individual financial statements
10 years
Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 1 German Commercial Code
Insurance policy
6 years
Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 5 The Fiscal Code of Germany
Inventories
10 years
Sec. 147 (3) The Fiscal Code of Germany (AO) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 1 AO
Inventories
10 years
Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 1 German Commercial Code
Invoices
10 years
Sec. 14b (1) UstG
Job application
6 months
Sec. 26 German Federal Data Protection Act (BDSG) i. c. w. Sec. 15 (4) General Act on Equal Treatment (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz), Sec. 61b (1) Labour Court Act (Arbeitsgerichtsgesetz)
Level reports
10 years
Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 1 The Fiscal Code of Germany
Logbooks
10 years
Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 1 The Fiscal Code of Germany
Maternity protection documents
2 years
Sec. 27 (5) Maternity Protection Act (Mutterschutzgesetz)
Offers
6 years
Sec. 147 (3) i. c. w. Sec.147 (1) No. 5 The Fiscal Code of Germany
Opening balance
10 years
Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 1 The Fiscal Code of Germany
Opening balance sheets
10 years
Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 1 German Commercial Code
Order confirmations
6 years
Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 5 The Fiscal Code of Germany
Payroll account
7 years
Sec. 41 (1) Income Tax Act (Einkommenssteuergesetz) i. c. w. Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 5 AO The Fiscal Code of Germany (Abgabenordnung)
Protocol
1 year
Sec. 76 (4) German Federal Data Protection Act
Record of working time (of more than 8 hours on weekdays)
2 years
Sec. 16 (2) Working Time Act (Arbeitszeitgesetz)
Record of working time (relevant to income tax and social security)
10 years
Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 2, 3 German Commercial Code (HGB) i. c. w. Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 4 AO The Fiscal Code of Germany (Abgabenordnung)
Registration documents for social and health insurance
10 years
Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 4 AO The Fiscal Code of Germany (Abgabenordnung)
Reminders
6 years
Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 5 The Fiscal Code of Germany
Section reports
10 years
Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 1 German Commercial Code
Services from the company pension plan
30 years
Sec. 18a Act on the improvement of company pension schemes (Gesetz zur Verbesserung der betrieblichen Altersversorgung)
Social insurance accounting documents
10 years
Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 4 AO The Fiscal Code of Germany (Abgabenordnung)
Tax returns and advance turnover tax return
10 years
Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 1 The Fiscal Code of Germany
Trade letters
6 years
Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 2, 3 German Commercial Code
Trade or business letters
6 years
Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 2, 3 The Fiscal Code of Germany
Trading books
10 years
Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 1 German Commercial Code
Travel expense report
10 years
Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 4 AO The Fiscal Code of Germany (Abgabenordnung)
Warning
3 years
Sec. 195 German Civil Code (Bürgerliches Gesetzbuch)
Work accident report
5 years
Sec. 24 (6) Regulation 1 (recommendation) German Statutory Accident Insurance (Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung)
Work instructions
10 years
Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 1 German Commercial Code
Youth employment protection documents
2 years
Sec. 50 (2) Youth Employment Protection Act (Jugendarbeitsschutzgesetz)

Hinweis und weiterführende Informationen:

Die Angaben wurden mit der größtmöglichen Sorgfalt zusammengetragen, stellen jedoch ausdrücklich keine Rechtsberatung dar.

Weitere interessante Quellen zu Aufbewahrungsfristen finden Sie hier:

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