Datenschutz und KI-Governance beruhen oft auf denselben Informationen: Systeme, Datenarten, Zwecke, Risiken, Dienstleister und technische und organisatorische Maßnahmen. Werden sie getrennt dokumentiert, entstehen neue Listen, Fragebögen und Ablagen, obwohl die gemeinsame Grundlage bereits vorhanden ist.

caralegal verbindet KI-Anwendungsfälle mit bestehenden Verarbeitungstätigkeiten, Risikobewertungen und Maßnahmen. Neue Tools oder KI-Systeme lassen sich strukturiert erfassen und vor oder während der Einführung auf Datenschutz- und KI-VO-Anforderungen prüfen. Wenn weitere Anforderungen hinzukommen, muss nicht jedes Mal ein neues System aufgebaut werden. Status, Verantwortlichkeiten und Nachweise bleiben über Anforderungen hinweg sichtbar.

Fachbereiche beschreiben in Alltagssprache, was sie tun. Der KI-Assistent in caralegal strukturiert diese Eingaben und erstellt Vorschläge zu VVT-Angaben, Risiken, Maßnahmen oder Löschfristen, direkt im jeweiligen Prozess, ohne Umweg über externe Tools.
Bereits angelegte Informationen wie Dienstleister, Datenkategorien oder Assets werden vom KI-Assistenten genutzt, damit seine Vorschläge zur bestehenden Dokumentation passen. Das Datenschutzteam bekommt einen strukturierten Ausgangspunkt statt Rätselraten bei Freitextantworten.

Prüfung, Korrektur und Freigabe bleiben beim Datenschutzteam. Der Assistent liefert Vorschläge, keine fertigen Bewertungen. Die Datenverarbeitung erfolgt sicher in der EU über die Open Telekom Cloud, über ein Large Language Model Ihrer Wahl. Kundendaten werden nicht für das Modelltraining genutzt.

caralegal bündelt offene Vorgänge, Fristen, Maßnahmen und Risiken in einem Dashboard. Datenschutzteams sehen, was dokumentiert, in Bearbeitung oder überprüfungsbedürftig ist – ohne Excel-Listen abzugleichen oder Bereiche einzeln zu prüfen.

Wenn Management, Legal oder Compliance nach Status oder Risiken fragen, lassen sich Fortschritt, Lücken und offene Maßnahmen im Handumdrehen nachweisen. Berichte für Geschäftsführung oder Auditoren lassen sich direkt exportieren, ohne manuelle Zusammenstellung aus verschiedenen Quellen.

Wiedervorlagen, regelmäßige Überprüfungen und Freigaben können automatisch angestoßen werden. caralegal macht sichtbar, welcher Vorgang offen, in Prüfung oder abgeschlossen ist, direkt in der Plattform, nicht in einer separaten Excel-Liste oder einem E-Mail-Verlauf.

Aufgaben können automatisch verteilt werden, Vorlagen und Standard-Workflows übernehmen wiederkehrende Aufgaben. Dadurch investiert das Datenschutzteam weniger Zeit in das Nachfassen und das Versionieren manuell geführter Dokumentationen.