Ist Datenschutz schon dein absolutes Lieblingsthema? Noch nicht? Dann lies jetzt direkt weiter. In unserem Beitrag erfährst du, wie du Datenschutzmanagement lieben lernst und warum du und unsere DSMS-Software perfekt zusammenpassen.
Ist bei dir oft „Datenschutz-Freitag“ und du schiebst die DSGVO und Co. am liebsten auf das Ende der Arbeitswoche? Das muss nicht sein! Mit einer DSMS-Software lernst du deinen Job lieben und zählst schon bald zu den waschechten Datenschutz-Enthusiast:innen.
Mit einer Datenschutzmanagement-Software hebst du deine Arbeit als Datenschutzverantwortliche:r auf ein neues Level. Warum das? Weil eine DSMS-Software im Vergleich zu Excel-Tools, selbst erstellten Listen oder anderen Behelfswerkzeugen speziell auf deine Bedürfnisse und deinen Job zugeschnitten ist. Stell dir vor, du hättest bisher versucht, eine Briefmarkensammlung in einer Tüte zu sortieren. Und jetzt bekommst du ein wunderbares, schickes Album, in dem du deine (Daten-)Schätze ordentlich und übersichtlich verwaltest.
Das ist deine DSMS-Software. Sie erlaubt dir, den gesamten Dokumentationsprozess über eine zentrale Plattform zu verwalten. Du sparst Zeit dabei, die Vorgaben der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in deinem Unternehmen einzuhalten und regelst datenschutzrechtliche Aufgaben im Handumdrehen.
Über eine DSMS-Software kannst du beispielsweise Daten, Dokumente und Betroffenenanfragen bequem über eine Plattform erfassen und global verwalten. Die bislang mühselige Mehrarbeit, diverse Einzeldokumente und Listen zu pflegen, unzählige E-Mails zu schreiben und vieles mehr, entfällt. Wenn du einmal angefangen hast, mit einer DSMS-Software zu arbeiten, wirst du dich fragen, wie du deinen Job jemals ohne Tool machen konntest.
Mit einer DSMS-Software hast du ein Tool für alles und stets den Überblick – und dafür werden dich deine Kolleg:innen lieben. Denn: Eine Datenschutzmanagement-Software ist ein absolutes Plus für die Team-Performance. Datenschutzanfragen und Workflows lassen sich mit einer Softwarelösung viel schneller und einfacher abwickeln:
In einer guten Datenschutz-Software können alle deine Kolleg:innen direkt auf sogenannte digitale Legal Workflows zugreifen. Das sind benutzerfreundliche interaktive Formulare, die es Nicht-Jurist:innen ermöglichen, den Datenschutz jederzeit mitzudenken. Gleichzeitig landen die Informationen an einem zentralen Ort – der Single Source of Truth (SSOT) oder dem Single Point of Truth (SPOT). Dort greifst du sofort auf sämtliche Fälle und Datenbestände zu.
Abstimmungsprozesse lassen sich leichter durchführen. Du musst deinen Mitmenschen mit Datenschutzbelangen nicht wie bisher auf den Keks gehen. Über die DSMS-Software wickelt ihr Fragen und Anfragen intern zwischen den Abteilungen sowie extern mit Partner:innen im Nullkommanichts ab bzw. entstehen die Fragen aufgrund intelligenter Erklärtexte erst gar nicht.
Du und deine Kolleg:innen sparen jede Menge Zeit. Die Einführung von neuen Tools ist mit einer DSMS-Software beispielsweise viel schneller möglich als zuvor. Das ist tatsächlich einer dieser Wettbewerbsvorteile, von denen Vorgesetzte ziemlich begeistert sind.
Die DSMS-Software unterstützt dich mit vielseitigen Funktionen dabei, die Grundsätze und Verpflichtungen der DSGVO und anderer Rechtsrahmen einzuhalten. Erstelle beispielsweise ein übersichtliches Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) und falls erforderlich eine umfassende Datenschutz-Folgenabschätzung (DS-FA). In jedem Fall unterstützt dich eine gute DSMS-Software mit einem intelligenten Rechtsassistenten, der dich beispielsweise über Rechtsgrundlagen informiert oder die richtigen rechtlichen Hinweise beim Drittstaaten-Transfer bereitstellt.
Komfortable Kommunikationsfunktionen sind ebenfalls ein wichtiges Feature einer DSMS-Software. Unser Tool caralegal bietet dir beispielsweise konkrete Prozesse für den Umgang mit Datenschutzvorfällen sowie für Betroffenen- und Behördenanfragen. Nicht zuletzt hast du mit unserem Compliance Dashboard ein starkes Tool an der Hand, um deine datenschutzrechtlichen Prozesse zu monitoren und Reportings zu erstellen. Zudem kannst du deine Dokumentation automatisch in verschiedene Sprachen übersetzen lassen und noch vieles mehr bequem erledigen.
Mit einem Tool wie caralegal verwandelst du deinen Datenschutz-Freitag in einen spannenden Datenschutz-Montag – und zu deinem liebsten Arbeitstag. Probier doch mal die Demoversion von caralegal aus und entdecke die großartigen Möglichkeiten des Tools. Unsere DSMS-Software wird dich garantiert begeistern und das Thema Datenschutz ganz oben auf deine Agenda setzen.
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