Mit einem individualisierten Compliance-Dashboard haben Unternehmen wichtige Kennzahlen, Ziele und Aufgaben stets im Blick. Es zeigt den Stand der Dokumentation, gibt Empfehlungen zur Verbesserung und einen Überblick über laufende Behördenverfahren, deckt Risiken auf, zeigt offene Aufgaben und bietet dadurch eine Gesamtsicht auf die Datenschutz-Compliance im Unternehmen. Und folglich einen Mehrwert für alle nutzenden Personen verschiedener Rollen und Abteilungen eines Betriebs.
Der individuelle Aufbau des Compliance-Dashboards ist entscheidend. So sollten Nutzende es ihrem Bedarf entsprechend zusammenstellen können, um letztlich einen Überblick über ihre Datenschutz KPI’s zu bekommen. Wesentlich in der Dashboard-Ansicht sind vor allem folgende Bereiche des Datenschutzmanagements:
Anzahl der Verarbeitungstätigkeiten und Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA)
Auftragsverarbeiter
Datenschutzvorfälle
Status der Betroffenenanfragen und Behördenverfahren
Aufgabenmanagement
Kategorien verarbeiteter und personenbezogener Daten
Das Compliance-Dashboard ist ein konkretes Beispiel dafür, welche Vorteile der Einsatz von Datenschutzmanagement-Software wie caralegal, über die reine Datenschutzdokumentation hinaus, bietet. Es macht Unternehmen noch handlungsfähiger bei der schnellen und unkomplizierten Nutzung von Daten.
Eine gute Übersichtsstruktur kann Unternehmen einen echten Mehrwert bieten. So können wichtige Kennzahlen, etwa über Verarbeitungstätigkeiten, die Auftragsverarbeiter und Datenschutz-Folgenabschätzungen grafisch aufbereitet und schnell abrufbar werden.
Das Anzeigen von Betroffenenanfragen und Behördenverfahren erleichtert die Einschätzung, an welchen Stellen Betroffene Auskunftsbedarf haben oder sich in ihren Rechten verletzt sehen. Auch wenn Handlungsbedarf durch die Aufsichtsbehörden besteht, kann schnell reagiert werden.
Eine übersichtliche Darstellung der persönlichen Aufgaben erleichtert ebenso die Priorisierung und Arbeitsplanung, wie auch das Aufzeigen von Aufgaben der Kolleginnen und Kollegen im Compliance-Team. Sie liefern Informationen über das Arbeitsaufkommen sowie die Verteilung der Aufgaben in den verschiedenen Bereichen und versetzen NutzerInnen dadurch in die Lage, ihre Arbeitsplanung gezielter anhand der Bedarfe und verfügbaren Ressourcen vorzunehmen.
Werden die Kategorien verarbeiteter personenbezogener Daten übersichtlich dargestellt, können Fachbereiche diese Informationen benutzen, um eine erste Einschätzung über die Umsetzbarkeit neuer Use-Cases vorzunehmen.
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