Der Einsatz einer
modernen Datenschutzmanagement-Software kann konzernweiten Datenschutz erheblich erleichtern. Ist die Software leicht zu bedienen, gibt sie den Nutzer:innen Hilfestellungen und übernimmt durch smarte Funktionen bereits einige datenschutzrechtlichen Aufgaben selbst. Gerade in Konzernen mit ihren zahlreichen einzelnen Unternehmen ist das Monitoring der Datenschutz-Compliance eine Herausforderung.
Um den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass das Datenschutzniveau in allen Konzernteilen hoch ist, sollte eine einheitliche Datenschutzdokumentation, eine “Single Source of Truth”, etabliert werden. Haben alle Konzernteile – soweit nötig – Zugriff, kann dort sowohl der aktuelle Stand der Dokumentation, als auch die aktuellen geltenden Richtlinien und Vorgaben, abgelegt und zugreifbar werden.
Eine Software für Datenschutz stellt eine strukturierte und gleichförmige Dokumentation und damit deren Einheitlichkeit sicher. Auch bietet sie oftmals durch ihr nutzer:innenfreundliches Design einen guten Überblick über den Stand der datenschutzrechtlichen Dokumentation im Unternehmen oder sogar im gesamten Konzern. Teamabsprachen und Aufgabenverteilungen können einfacher und strukturierter erfolgen und auch die Mehrsprachigkeit der Belegschaft stellt durch die Möglichkeit individueller Spracheinstellungen und automatischer, zuverlässiger Übersetzungsfunktion kein Problem mehr dar.