Aufbewahrungsfristen sind gesetzliche Vorgaben zur Mindestdauer der Datenspeicherung und Verarbeitung. Diese leiten sich oftmals aus individuellen Gesetzen wie dem HGB, BGB oder der AO ab. Die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen übertreffen oftmals die Dauer der Zweckbindung im Sinne der DSGVO – in diesen Fällen spricht man von einem sogenannten „Löschkonflikt“.
Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sind ein wichtiger Bezugspunkt für das Löschkonzept eines Unternehmens und sollten darin dokumentiert werden.
In der Regel müssen personenbezogene Daten laut der DSGVO dann gelöscht werden, wenn sie Ihren Zweck verlieren bzw. wenn die betroffene Person die Löschung beantragt.
In manchen Fällen steht dem jedoch eine gesetzliche Reglung (Aufbewahrungsfrist) gegenüber, die eine Mindestfrist für die Speicherdauer vorschreibt.
Um diese Löschkonflikte zu lösen, benötigen Unternehmen ein aktuelles Löschkonzept und sollten die gesetzliche Grundlage der jeweiligen Aufbewahrungsfrist im Einzelfall dokumentieren.
caralegal hat die folgenden Tabellen – in deutscher und englischer Sprache – zusammengestellt, um Ihnen einen Überblick über relevante Aufbewahrungsfristen und deren gesetzliche Grundlage zu geben. Weitere Informationsquellen haben wir am Ende dieses Beitrages für Sie verlinkt.
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Deutschsprachige Version:
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO
Anmeldeunterlagen zur Sozial- und Krankenversicherung
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO
§ 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
§ 24 Abs. 6 DGUV Vorschrift 1 (Empfehlung)
Arbeitsvertragsunterlagen
Arbeitszeitnachweise (lohnsteuer- und sozialversicherungsrelevant)
§ 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 2, 3 HGB i. V. m. § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO
Aufzeichnung der Arbeitszeit (von mehr als 8 Stunden werktags)
Bankunterlagen u. Kontoauszüge
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
§ 26 BDSG i. V. m. § 15 Abs. 4 AGG, § 61b Abs. 1 ArbGG
Bücher und Aufzeichnungen
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO
§ 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB
Buchungsbelege u. Rechnungen
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO
Datenschutz-Betroffenenanfragen
Art. 5, 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO
Datenschutzrechtliche Schulung
§ 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
§ 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
Handels- oder Geschäftsbriefe
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 AO
§ 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 2, 3 HGB
§ 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
§ 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB
§ 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB
Jahresabschlüsse (Bilanz und GuV)
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
§ 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB
§ 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
§ 257 Abs. 4 HGB i. V. m. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB
Leistungen aus der betrieblichen Altersvorsorge
§ 41 Abs. 1 EStG i. V. m. § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO
Sozialversicherungs- abrechnungsunterlagen
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO
Steuererklärungen u. Umsatzsteuervoranmeldungen
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
Unterlagen zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO
Unterlagen zum Jugendarbeitsschutz
Unterlagen zum Mutterschutz
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO
§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO
English version:
Annual financial statements
Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 1 German Commercial Code
Annual financial statements (balance sheet and income statement)
Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 1 The Fiscal Code of Germany
Bank documents and account statements
Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 1 The Fiscal Code of Germany
Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 4 German Commercial Code
Booking documents and invoices
Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 4 The Fiscal Code of Germany
Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 5 The Fiscal Code of Germany
Sec. 147 (3) The Fiscal Code of Germany (AO) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 1 AO
Certificate of incapacity for work
Sec. 6 (1) Expenditure Compensation Act (Aufwendungsentschädigungsgesetz)
Company integration management documents
Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 5 AO The Fiscal Code of Germany (Abgabenordnung)
Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 5 The Fiscal Code of Germany
Data protection training (GDPR)
Data subject requests (GDPR)
Art. 5, Art. 6 (1) lit. f GDPR
Employement contract documents
Sec. 147 (1) No. 1 The Fiscal Code of Germany (Abgabenordnung)
Sec. 195 German Civil Code (Bürgerliches Gesetzbuch)
Group financial statements
Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 1 German Commercial Code
Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 1 German Commercial Code
Individual financial statements
Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 1 German Commercial Code
Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 5 The Fiscal Code of Germany
Sec. 147 (3) The Fiscal Code of Germany (AO) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 1 AO
Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 1 German Commercial Code
Sec. 26 German Federal Data Protection Act (BDSG) i. c. w. Sec. 15 (4) General Act on Equal Treatment (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz), Sec. 61b (1) Labour Court Act (Arbeitsgerichtsgesetz)
Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 1 The Fiscal Code of Germany
Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 1 The Fiscal Code of Germany
Maternity protection documents
Sec. 27 (5) Maternity Protection Act (Mutterschutzgesetz)
Sec. 147 (3) i. c. w. Sec.147 (1) No. 5 The Fiscal Code of Germany
Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 1 The Fiscal Code of Germany
Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 1 German Commercial Code
Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 5 The Fiscal Code of Germany
Sec. 41 (1) Income Tax Act (Einkommenssteuergesetz) i. c. w. Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 5 AO The Fiscal Code of Germany (Abgabenordnung)
Sec. 76 (4) German Federal Data Protection Act
Record of working time (of more than 8 hours on weekdays)
Sec. 16 (2) Working Time Act (Arbeitszeitgesetz)
Record of working time (relevant to income tax and social security)
Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 2, 3 German Commercial Code (HGB) i. c. w. Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 4 AO The Fiscal Code of Germany (Abgabenordnung)
Registration documents for social and health insurance
Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 4 AO The Fiscal Code of Germany (Abgabenordnung)
Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 5 The Fiscal Code of Germany
Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 1 German Commercial Code
Services from the company pension plan
Sec. 18a Act on the improvement of company pension schemes (Gesetz zur Verbesserung der betrieblichen Altersversorgung)
Social insurance accounting documents
Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 4 AO The Fiscal Code of Germany (Abgabenordnung)
Tax returns and advance turnover tax return
Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 1 The Fiscal Code of Germany
Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 2, 3 German Commercial Code
Trade or business letters
Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 2, 3 The Fiscal Code of Germany
Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 1 German Commercial Code
Sec. 147 (3) i. c. w. Sec. 147 (1) No. 4 AO The Fiscal Code of Germany (Abgabenordnung)
Sec. 195 German Civil Code (Bürgerliches Gesetzbuch)
Sec. 24 (6) Regulation 1 (recommendation) German Statutory Accident Insurance (Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung)
Sec. 257 (4) i. c. w. Sec. 257 (1) No. 1 German Commercial Code
Youth employment protection documents
Sec. 50 (2) Youth Employment Protection Act (Jugendarbeitsschutzgesetz)
Die Angaben wurden mit der größtmöglichen Sorgfalt zusammengetragen, stellen jedoch ausdrücklich keine Rechtsberatung dar.
Weitere interessante Quellen zu Aufbewahrungsfristen finden Sie hier:
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